Slik lykkes du med outsourcing av lønn

Tips til hvordan du kan forberede organisasjonen slik at outsourcingsprosjektet blir best mulig

Når du endelig har tatt beslutningen om å outsource lønnsadministrasjonen, er det noen utfordringer du bør forberede deg på. I denne artikkelen får du praktiske råd om hvordan du kan forberede organisasjonen slik at outsourcingsprosjektet blir best mulig.

Uansett hva som ligger bak beslutningen om å outsource lønn- og HR-prosessen har dere en stor og omfattende endringsreise foran dere. Noen av utfordringene består i å implementere nye enhetlige prosesser, forenkle arbeidsmetoder og sikre kompetanseoverføring.

Les også denne artikkelen om hvorfor outsourcing og hvordan lykkes.

Reisen fra beslutning til distribusjon – slik møter du utfordringene steg for steg

Den største og første endringen (den blir ofte synlig umiddelbart for de ansatte som berøres), er de nye ansvarsområdene som følger med et outsourcingsprosjekt. Etter at beslutningen er tatt og avtalen med leverandøren av tjenesten er gjort, er det viktig å kommunisere hva dette vil bety i praksis for de ansatte.

1.) Definer outsourcingsmodell – sett i gang prosessene

Det første steget er å etablere en outsourcingsmodell som fungerer som et rammeverk for omfang og innhold. Spesielt viktig er hvordan du og din leverandør av outsourcingstjenesten skal arbeide sammen for å styre, følge opp og kontinuerlig forbedre prosessen.

Under anskaffelsen er det ofte mest fokus på systemer og hvordan leverandøren skal sikre fremtidige lønnsleveranser, kompetanse og servicenivå. Når prosjektet endelig er i gang så handler det vel så mye om prosesser som om systemer. I en intern lønnsavdeling har det ofte i løpet av årene oppstått spesialrutiner som avviker fra den normale prosessen. Det kan for eksempel være at det har oppstått egne rutiner på ulike lokalkontor, at avtaler og frynsegoder ikke er helt samkjørt sentralt eller at de har etablert isolerte prosesser.

For å få et vellykket resultat er det viktig å starte med å kartlegge dagens situasjon, fange opp disse avvikene og spesialavtaler, for så å avklare forholdene for en helhetlig prosess. Dette arbeidet kan med fordel gjøres i en workshop sammen med berørte ansatte og outsourcingspartneren. Målet er å bli enige om en felles og kvalitetssikker prosess.

2.) Vær tydelig på den nye fordelingen av ansvar

En annen viktig fase i oppstarten av prosjektet er å skape en klar ansvarsmatrise som beskriver de ulike fasene av prosjektet, og hvem som er ansvarlig for ulike stadier og endringsaktiviteter underveis. Her er det viktig å fange opp alle delprosesser og hvordan ansvarsforholdet ser ut i dag for å sikre riktig kompetanseoverføring og en harmonisering av prosessen.

3.) Involver ansatte og sikre kompetanseoverføring

I en endringsprosess blir ulike personer påvirket på forskjellige måter. Det er ingen selvfølge at alle deler kompetansen sin. Rent rasjonelt kan det være enkelt å forklare, og kanskje forstå, hvorfor det er nødvendig med endring. Følelsesmessig er det ofte en helt annen sak. Rollene til dine ansatte vil endre seg fullstendig – og du er avhengig av en smidig overlevering og av den lønnskompetansen som allerede finnes i selskapet. For å redusere uro og øke engasjementet må du informere tydelig, vise at du bryr deg når det gjelder konsekvensene og samtidig gjøre det klart hva som forventes av ansatte i HR og lønn.

Det er helt avgjørende at du sikrer en overføring av kompetanse, og for å lykkes med å få aksept for den nye prosessen er det viktig å involvere personaler og vise at du setter pris på deres kompetanse. Det ligger også et stort ansvar på leverandøren av outsourcingstjenesten for å skape en trygghet slik at de ansatte tør å gi fra seg kontrollen.

4.) Etablere en robust risikohåndtering

En annen svært viktig del av å etablere et outsourcingspartnerskap er å bygge opp en god risikoberedskap: Både i implementeringsprosessen og i det løpende samarbeidet i tiden som kommer. Det kan for eksempel handle om å identifisere potensielle risikoer, utarbeide en plan for å sikre kompetansen og håndtere andre risikoer som kan påvirke oppdraget. Risikovurdering bør være en naturlig del av oppstarten av prosjektet slik at en skaper seg et klart bilde av hva som kan skje hvis noe går galt. Hvor stor risikoen er varierer avhengig av hvor omfattende bemanningsendringene er i din bedrift, hvordan eksisterende prosesser ser ut og hva slags tidligere erfaring bedriften din har med outsourcing.

Det kan være lurt å få hjelp av din outsourcingsleverandør til denne risikoanalysen. De kan ofte gi råd og støtte i endringsprosessen ved å dele erfaringer fra andre selskaper som har gått gjennom den samme prosessen. Løpende kvalitetskontroller bidrar også til å skape trygghet i endring.

Les også: Sånn sikrer du riktig kvalitet på din outsourcingspartner.

5.) Forbered systemet

Når dere har blitt enige om prosessen og videre håndteringen, begynner arbeidet med å forberede systemene. En av de vanligste utfordringene for å sette de rette parameterne i lønnssystemet er mangelen på struktur i informasjonsoverføringen. Her er det viktig å dokumentere alle avvik. Sørg for å bruke maler og rutinedokumenter som bidrar til å sikre en riktig overlevering og implementering av kontrakter, vilkår og betingelser. Velger du en erfaren og etablert outsourcingsleverandør så har de veletablerte prosedyrer for å sikre en smidig systemimplementering.  

Ta kontakt med oss ​​hvis du vil vite mer om SD Worx’ (tidligere Aditro) outsourcingstjenester, eller har andre spørsmål om hvordan HR og lønnsadministrativt arbeid kan videreutvikles i din bedrift.

 

Last ned CFO-guide

 

Last ned HR-guide