Sånn sikrer du riktig kvalitet på din outsourcingspartner

Outsourcing kan redusere sårbarhet og risiko, øke kvalitet og gi forutsigbarhet i forhold til kostnader

Stadig flere bedrifter vurderer å outsource deler av virksomheten som ikke anses som kjernevirksomhet. Outsourcing kan redusere sårbarhet og risiko, øke kvalitet og gi forutsigbarhet i forhold til kostnader.

Lønn er et fagområde med stadige endringer og økende krav til kompetanse, og som det ofte kan være utfordrende å rekruttere nye folk til når dagens lønnsmedarbeider nærmer seg pensjonsalder. Fagmiljøet på lønn hos den enkelte bedrift er gjerne lite, og sårbart ved for eksempel ferieavvikling eller sykdom. For å sikre riktig og sikker lønn i fremtiden, er det tre viktige spørsmål du bør tenke på:

• Har min virksomhet rett kompetanse og ressurser til å håndtere lønn i virksomheten med høy kvalitet nå og i fremtiden?
• Hvordan sikrer vi at regler og krav blir håndtert på riktig måte?
• Hva og hvordan kan vi effektivisere ved å outsource deler av lønnsprosessen?

Les også artikkelen om hvordan du skal lykkes med outsourcing av lønn.

Outsourcing skaper muligheter for å møte fremtidens utfordringer

Det å administrere lønn profesjonelt og feilfritt, er en krevende jobb. Lover og regler endrer seg stadig, for eksempel de forestående endringene i håndtering av sykemeldinger og refusjoner. I tillegg har man ofte forskjellige typer lønn i bedriften, og bestemmelser i tillegg til tolkning av tariffavtaler og lokale avtaler krever erfaring og spisskompetanse som stadig må oppdateres.

Å outsource lønn til en pålitelig partner kan gi betydelige fordeler, både i form av lavere totale kostnader og mer effektiv drift med bedre kvalitet. Andre forhold kan også veie tungt i avgjørelsen, for eksempel planlagt pensjonering, mangel på intern kompetanse eller behovet for å ha bedre kontroll på egne personalkostnader.

Velg en partner som tenker langsiktig og leverer kvalitet til dine behov

En av de viktigste faktorene bak en vellykket outsourcing er valg av riktig partner. Når du velger en partner for lønn, er det viktig å sikre at denne har de rette forutsetninger for å forstå virksomheten din. Evne til å utvikle og skape noe på lang sikt er også viktig.

Formålet med outsourcing er å redusere intern innsats på rutinemessige prosesser som ikke er en del av selskapets kjernevirksomhet, og la en ekstern partner som har spesialisert seg på å forvalte og utvikle en viss type profesjonelle tjenester ta ansvar for disse.

En god partner har kompetanse og etablerte rutiner for å møte dine behov for en kostnadseffektiv og tilpasset tjeneste.

Noen av de viktigste fordelene med outsourcing av lønn er:

• Redusert sårbarhet og risiko
• Tilgang til riktige ressurser og kompetanse
• Fleksibel tjeneste og skalerbarhet ved ned- eller oppbemanning
• Forbedret tjenestekvalitet
• Fokus på egen kjernekompetanse

En god outsourcing-partner tar også et proaktivt ansvar ved å tilpasse sine tjenester for å møte nye behov som oppstår i din organisasjon eller som et resultat av endringer i virksomhetens miljø, endringer i lover og forskrifter, utvikling av nye lønnsprosesser eller digitale løsninger.

Les også: Bytte HR- og lønnsleverandør? Dette bør en god leverandør tilby.

6 kvalitetsmål på din outsourcingspartner

Når du vurderer å anskaffe eksterne lønnstjenester bør du gjøre en grundig gjennomgang av leverandørene i markedet.

Det viktigste kvalitetskravet er at lønnen blir riktig, og at den blir betalt i tide. For at dette skal være mulig bør ikke kostnadsbesparelser være det viktigste kriteriet i beslutningen. Fokuserer i stedet på god kvalitet som tilfredsstiller dine behov og en tjeneste som kan vokse og tilpasse seg endringer i din bedrift.

Her er noen viktige områder du bør være oppmerksom på i utvelgelsen av ny leverandør:

1. Tjenesten er tilgjengelig uten avbrudd og når du trenger den.
2. Leverandøren er profesjonell og har høy kompetanse.
3. Leveransene holder jevn og god kvalitet, uten feil.
4. Kostnadseffektivitet.
5. God kundeservice.
6. Fleksible og skalerbare løsninger.

Vellykket samarbeid – felles ansvar

Kjennetegnet på en god outsourcingavtale er at den er basert på detaljerte og nøye formulerte beskrivelser av leveransen, og felles regler og prosedyrer. For et vellykket samarbeid, er det viktig å holde jevnlige møter og ha en åpen kommunikasjon mellom leverandør og kunde.

Du og partneren din har et felles ansvar for å skape en god tjeneste, og sørge for at begge parter lever opp til det som er avtalt i kontrakten, for eksempel leveringsnivå. Det kan gjøres ved hjelp av forskjellig kvalitet og næringsforhold. En annen forutsetning for et vellykket samarbeid er at selskapets ledelse tror på en outsourcing-avgjørelse, fokuserer på hva det betyr og gi leverandør av lønnstjenester støtte som trengs.

Les mer om Outsourcing av lønnstjenester her.