Hvordan gjennomføre en effektiv lønnsrevisjon?

Lønnsrevisjon trenger ikke være tidkrevende 

Det årlige tilbakevendende arbeidet med lønnsrevisjoner oppleves ofte som tungt og tidkrevende. Med en tydeligere struktur og bedre kontinuitet i prosessen, kan du legge til rette for at arbeidet går smidigere og unngå at revisjonen tar for lang tid.

I mange selskaper er lønnsrevisjoner en langvarig prosess etter en lang kontraktforhandling. Tradisjonelt er mye av fokuset på detaljene i lønnen. I dag er lønnsrevisjon også en viktig del av strategisk HR. For eksempel når det gjelder å vekte ulike lønnsmodeller og beregninger for å få et samlet bilde av selskapets hele lønnsstruktur. En klar og sammenhengende prosess kan også bidra til et tettere samarbeid mellom HR og lønn. Imidlertid ser vi at det ofte mangler en klar struktur i arbeidet med lønnsrevisjon, noe som betyr at det kan oppleves både tidkrevende og ineffektivt.

Systemstøtte til lønnsrevisjonen? Les mer om SD Worx Salary Review

Planlegg lønnsrevisjonen din i tre deler

Ved å planlegge og strukturere arbeidet i tre tydelige deler: en før, en under og en etter selve revisjonen i lønnssystemet, blir prosessen enklere med færre stopp underveis.

Før den faktiske lønnsrevisjonen i systemet starter, må alle forutsetninger og individuelle vurderinger av personer være fullført. Lønnssamtalene er en viktig del av det forberedende arbeidet. Resultatene og oppfølgingsarbeidet: «Slik ble det», bør også håndteres som en egen delprosess, forklarer Christina Eriksson, som møter mange selskaper i sitt arbeid som konsulent i strategisk HR i SD Worx (tidligere Aditro).

Med mer rene delprosesser reduseres risikoen for at arbeidet trekker ut i tiden bare fordi et enkeltindivid er forsinket.

Vi gir følgende tre tips om hvordan du kan unngå ekstra arbeid og skape en mer effektiv prosess som kommer hele selskapet til gode:

1.) Oppdater grunnleggende informasjon kontinuerlig

Det er ikke uvanlig at bedrifter legger ned en solid jobb i å oppdatere sine masterdata i HR-systemet en gang i året. Gjerne i forkant av en lønnsrevisjon for å sikre at riktig informasjon er registrert på alle ansatte. Det kan f.eks. være at den ansatte fått en ny leder, ny stilling internt, er nyansatt med unntak eller har en endring i avtalen. Risikoen for at man glemmer å oppdatere noe er stor.   

Oppdater i alle systemer på en gang

For å være sikker på at du har de riktige grunnleggende dataene over tid, bør du i stedet lage rutiner for oppdatering i alle systemer samtidig, selv om det er informasjon du ikke kan bruke i det pågående HR- eller lønnsarbeidet. Når revisjonen nærmer seg er det avgjørende å vite hvem som har ansvaret for hvem i systemet, at informasjonen er i tråd med virkeligheten og at den er riktig oppdatert overalt.

Våre konsulenter møter ofte kunder som ønsker hjelp til å starte årets arbeid. Siden lønnsrevisjonen bare gjøres en gang i året, kan det være lett å glemme hvordan man gjør for å sikre at alt er i fase i systemet. I tillegg til å kontrollere at basisdataene er riktig oppdatert, kan det dreie seg om å justere beregningsformler eller endringer i prosent og lignende.

Ved å tenke mer langsiktig og integrere de periodisk tilbakevendende oppgavene med det som skjer kontinuerlig i løpet av året, blir terskelen lavere når det er tid for årets lønnsrevisjon.

2.) Kartlegg prosessene og legg systemet til rette

Prosessen ser relativt lik ut i forskjellige selskaper. Forskjellene ligger i hvordan selskapet vurderer ulike deler, rekkefølgen de gjennomfører de ulike prosessene i, og hvilke trinn som er inkludert. Det viktigste er å bli enige om en felles prosess i selskapet og holde seg til den.

Hvis du starter i riktig rekkefølge, og deler arbeidet inn i delprosesser, er det enklere å gjennomføre lønnsrevisjonen i tide.

Med en klar struktur og en kortere prosess reduseres også risikoen for at ting oppstår på veien som krever unntak. Da går oppdateringen i HR- og lønnssystemene raskt. Det er avvikene som gir problemer og gjør at det tar lengre tid.

Forbered det årlige revisjonsarbeidet ved å tilrettelegge systemene. Kartlegg hva som kan oppdateres automatisk, hva som må håndteres manuelt av hvem og hvordan. Gruppere og sammenligne forhold for forskjellige ansattgrupper, lønnsbetingelser osv.

Kompleksiteten varierer selvsagt avhengig av antall avtaleområder, lønnstype, personalkategorier og antall parallelle prosesser du må ta hensyn til. Formålet er imidlertid det samme, å finpusse arbeidsprosessene slik at det går raskt, enkelt og greit.

Les også: Derfor er totalkostnaden for HR- og lønnssystemet ditt høyere med eldre løsninger

3.) Sett tydelige delmål

En tredje nøkkel for å oppnå en så effektiv og sikker håndtering som mulig, er å avgrense og tidsbestemme de forskjellige delprosessene med klare beslutningstrinn.

Sørg for at alle involverte er klar over og har akseptert de forskjellige fasene, tidsplanen og hva som forventes av dem. Med klare delmål og tidslinjer vil det være lettere å følge og holde sammen det strategiske HR-arbeidet som gjelder selskapets lønnssettingsrutiner. Ved å avgrense blir delprosessene kortere og dermed blir det også lettere å kontrollere og lede arbeidet. Sørg også for å kartlegge de forskjellige trinnene mot parametere i HR- og lønnssystemet.

Med en strukturert arbeidsflyt og god systemstøtte, som følger de forskjellige fasene før – under – etter selve revisjonen, skaper du bedre betingelser for en velfungerende og sammenhengende lønnsrevisjonsprosess i din bedrift.

Systemstøtte til lønnsrevisjon

Moderne lønnssystemer vil støtte deres lønnsrevisjonsprosess. Les mer om SD Worx Salary Review, som håndterer lønnsrevisjonen din på en smidig og enkel måte.

Se SD Worx Lønn

Sjekk vårt innspilte webinar på SD Worx Lønn, her vil du på ca. 15 minutter få en overordnet forståelse for muligheter og funksjonalitet i SD Worx Lønn. Det koster ingenting og er helt uforpliktende, så her er det bare å melde seg på!