Derfor er totalkostnaden høyere med eldre løsninger

Totalkostnader avhenger av systemet du bruker

For de aller fleste som har overveid å bytte HR- og lønnssystem, og veid fordeler og ulemper opp mot hverandre, er det sannsynligvis innlysende at skybaserte tjenester er billigere enn lokal drift. «Billigere» er likevel et vagt begrep – utgangspunktet må være det du sammenlikner det med, og hva som er kostnadsdrivende i det gamle systemet ditt. Her ser vi nærmere på hva forskjellen i totalkostnad kan være, avhengig av om du bruker en eldre serverbasert løsning eller en moderne skytjeneste.

Gamle serverløsninger medfører høyere kostnader 

Eldre HR- og lønnssystemer installeres og håndteres som regel på lokale servere. For sikker tilgang brukes såkalte terminalservere som er kostnadsdrivende i form av server- og klientlisenser. Utover det anvendes ofte ulike typer programvare for tilgang og sikkerhet.  

Det er også mange rutiner som må følges når man bruker slike serverløsninger. Blant annet oppdateringer av ulike programvarer, feilrettinger og så videre. Her kreves ressurser fra personale for å håndtere, oppdatere, vedlikeholde og gi støtte til løsningene. En stor del av eierskapskostnaden for disse eldre og serverbaserte løsningene består rett og slett av forvaltning.  

Behovene endres over tid

Mange av disse løsningene har også blitt brukt i lang tid. Opprinnelig ble de sannsynligvis bygd for en begrenset mengde brukere som kun skulle bruke dem på kontoret. Med årene har det dukket opp nye behov for å legge til brukere, tjenester og funksjonalitet. Det skaper et stort virvar av ulike teknikker og systemer som skal integreres med løsningen. Integrasjon og drift av disse teknikkene krever ytterligere innsats fra IT-personalet, og hvert system som legges til utgjør en ekstra lisenskostnad.  

Sett bort fra de interne ressursene som kreves til det daglige arbeidet, er det ikke uvanlig at noen trenger teknisk konsulenthjelp. Som en følge av virvaret av programvarer og systemer som brukes, må et utall av konsulenter fra forskjellige leverandører, med ulike serviceavtaler, tilkalles. Én eneste hendelse kan derfor innebære flere konsulentutgifter fra ulike leverandører.  

Les også: Eldre lønnssystemer er dyrere enn du tror

HR- og lønnssystemer – ikke prioritert av IT 

De aller fleste IT-sjefer vet at HR- og lønnsløsninger er umoderne og derfor dyre, men mange ganger prioriteres systemer som brukes til salg – for eksempel et ansiktsløft av bedriftens nettsted eller et nytt og bedre CRM-system. HR- og lønnssystemer nedprioriteres derfor ofte på grunn av at de i høy grad fungerer som en støttefunksjon for virksomheten, og fokus er rettet mot at disse systemene bare skal fungere og være sikre. Derfor vil man helst ikke endre på noe.  

På økonomiavdelingene er derimot bevisstheten om kostnadene ikke alltid til stede. Det er generelt sett ikke lett å få oversikt over IT-kostnader ettersom det er et spesialisert kunnskapsområde og de som ikke har innsikt har derfor vanskelig for å forstå hva som er kostnadsdrivende og hvorfor. Derfor er det til og med vanskelig å si om noe er for dyrt eller ikke. 

Derfor er skybaserte HR- og lønnssystemer billigere

På hvilken måte kan en skybasert løsning senke totalkostnaden? En stor del av dette bunner i at den fysiske delen av teknologien i eldre løsninger ofte håndteres av eget personale, mens den i de nye løsningene blir tatt hånd om av leverandøren. De har ansvaret for å rette feil og drive vedlikehold i «bakgrunnen», slik at den som arbeider med systemet ikke merker noe.  

Kostnaden innbefatter all håndtering av tjenesten – backup, rutiner, sikkerhet og oppdateringer. Du som anvender tjenesten må bare ha en enhet å arbeide fra – nettbrett, smarttelefon eller datamaskin. Kostnaden er fast og løpende og baseres på kundens individuelle behov, noe som gjør at den kan oppgraderes eller nedgraderes alt ettersom hvor mange lønninger som skal føres. 

Mange av applikasjonene som tidligere var nødvendige for å holde den gamle løsningen i gang kan umiddelbart rasjonaliseres bort fordi den funksjonaliteten de bidro med er standard i en skybasert løsning. Når du slipper alle de ekstra systemene kreves det heller ikke like mange avtaler og involvering fra ulike leverandører.

Kostnadene konsolideres og kompleksiteten reduseres. 

Regn ut hva systemet ditt egentlig koster

For å forstå hvordan totalkostnaden kan reduseres gjennom et nytt og skybasert HR- og lønnssystem, må du først forstå hva som er kostnadsdrivende i din nåværende løsning. Vil du ha hjelp til utregningen? Kontakt oss i SD Worx.