"Vi har alltid gjort det slik" – bedriftens største utfordring

"Vi har alltid gjort det slik" – bedriftens største utfordring

Mange virksomheter sitter fast i gamle arbeidsprosesser, ofte med begrunnelsen "vi har alltid gjort det slik." Når nye systemer for lønn, HR eller ERP skal implementeres, møter jeg ofte denne holdningen. Det som burde være en mulighet til effektivisering, blir i stedet en kamp for å beholde utdatert praksis – selv om den er tungvint, tidkrevende og feilutsatt.

Kravspesifikasjon – en fallgruve når man tviholder på gamle prosesser

En av de største utfordringene jeg ser, er at bedrifter utformer kravspesifikasjoner basert på hvordan de jobber i dag, i stedet for hvordan de bør jobbe i fremtiden. De ønsker ofte at det nye systemet skal fungere nøyaktig som det gamle – bare raskere.

Men sannheten er at et moderne system ikke alltid kan (eller bør) støtte utdaterte prosesser. Når kravspesifikasjonen blir en liste over gamle arbeidsmåter, risikerer du å kjøpe en løsning som ikke gir den verdien du egentlig er ute etter.

En bedre tilnærming er å tenke prosess først, system etterpå. Spørsmål som bør stilles:

• Hvordan kan vi jobbe smartere, ikke bare digitalisere det vi allerede gjør?
• Hvilke manuelle steg kan automatiseres?
• Finnes det beste praksis i bransjen vi kan lære av?

Når du fokuserer på fremtidige behov i stedet for dagens rutiner, blir implementeringen enklere – og gevinsten større.

Les også: Er din kommune klar for fremtidens HR, lønn og ERP i skyen?

Teknologi alene løser ingenting – prosesser må også endres

Å innføre et nytt system uten å justere arbeidsprosesser er som å kjøpe en splitter ny elbil, men insistere på å deaktivere alle assistenter den nye bilen tilbyr.  Moderne lønn- og ERP-systemer er bygget for å automatisere og effektivisere, men hvis bedriften fortsetter med manuelle og utdaterte rutiner, får man ikke utbytte av investeringen.

For eksempel:

• Hvis en bedrift beholder manuelle godkjenningsprosesser i et nytt lønnssystem, en As-Is løsning, mister de gevinsten ved automatisert arbeidsflyt.
   
• Hvis ansatte og ledere  fortsatt fører endringer på ansattinfo i en personalmelding og sender til til HR, i stedet for å bruke integrerte selvbetjeningsløsninger, forblir datakvaliteten lav og det blir mye dobbeltregistrering. 
   
• Hvis lønnsmedarbeider ikke ønsker å ta i bruk nye funksjoner for oppfølging av fravær og refusjoner mot Nav, men fortsetter å føre fravær manuelt og sende inn manuelle skjema mister bedriften oversikten, den kunnskapen sitter kun hos lønnsmedarbeider. Manuelt arbeid medfører økt ressursbruk og dermed kostnad. Ved å ta i bruk systemets funksjonalitet så blir hele prosessen mer transparent.

Når kunden ikke vil lytte til ekspertene

Som rådgivere er min oppgave å sikre at bedrifter får mest mulig ut av sine investeringer. Men noen ganger møter jeg motstand.

 – "Vi har gjort dette i 10 år, vi vet hva som fungerer for oss." Utfordringen er at det som fungerte før, ikke nødvendigvis er det mest effektive i dag.

Det kan være frustrerende når kunden ikke vil høre på faglige råd, men vi vet at den virkelige verdien av et nytt system ikke ligger i teknologien alene – det ligger i hvordan det brukes.

Mange virksomheter, spesielt i offentlig sektor har fortsatt en lang vei å gå når det gjelder å ta i bruk moderne HR- og lønnssystemer. 

 - Det er et stort potensial for automatisering av prosesser i offentlig sektor. Når kundene først ser verdien av moderne løsninger, skjønner de at de aldri ville gått tilbake til det gamle.

Les også: Utfordrer i kommunemarkedet med innovative løsninger

Når kunden ser lyset – og aldri vil tilbake

Heldigvis er det også mange suksesshistorier. De kundene som tør å endre prosessene sine, opplever store gevinster:

• Tid spart – Automatiserte prosesser frigjør tid til mer verdiskapende oppgaver, og mer tid til å bistå ledere og andre ressurser som jobber med HR og lønn.
• Mindre feil – Manuelle feil reduseres når systemet håndterer dataflyten.
• Bedre oversikt – Rapporter og analyser blir mer presise når informasjonen er samlet og strukturert.

Og det mest interessante? Ingen har noensinne klaget på at ting har blitt enklere. Ingen savner unødvendige manuelle oppgaver. Ingen ønsker å gå tilbake til det gamle.

Konklusjon: Våg å lytte, våg å endre

Teknologi alene er ikke løsningen – det er viljen til å bruke den riktig som avgjør suksessen. Så til alle som står foran en digitaliseringsprosess: vær åpne for råd, lytt til ekspertene, og husk at det som alltid har fungert før, er ikke nødvendigvis det som fungerer best i dag.

Vil du vite mer om hvordan din bedrift kan lykkes med digitalisering av lønn og HR? 

Ta kontakt – vi hjelper deg gjerne!