Til tross for forutsigbare kostnader og mer effektiv rapportering kvier mange økonomisjefer seg for å outsource lønnsfunksjonen. Mange syns det virker vanskelig og tviler på om en ekstern leverandør kan håndtere bedriftens kompleksitet. Her forteller Gro Anett Pedersen, tidligere leder for BPO (Business Process Outsourcing), om prosessen i SD Worx (tidligere Aditro). «Vi er med deg hele veien», sier hun.
Grunnen til at en organisasjon begynner å vurdere outsourcing av lønn kan variere. Ifølge Gro Anett Pedersen, som har jobbet med outsourcing av lønnstjenester i mange år, utløses prosessen ofte av at lønnsadministrasjonen ikke fungerer optimalt eller er for ressurskrevende.
– En diskusjon om outsourcing kan for eksempel starte når organisasjonen vokser og har behov for flere lønnsspesialister. Da oppdager mange at det er kostbart å ansette. Diskusjonen kan også initieres ved at noen i lønnsavdelingen blir sykemeldt eller sier opp. Når økonomi- og HR-ledere begynner å se nærmere på prosessene innenfor lønn, oppdager de ofte at mange av utfordringene de ser kan løses gjennom outsourcing.
– Som leder vil du være sikker på at det alltid er nok ressurser og kompetanse i teamet som har ansvar for lønn i bedriften. Hos oss får du en navngitt kontakt og bak denne jobber et stort team som alltid er tilgjengelig. Det smarte er at du kun betaler en pris per lønnsslipp og at alt arbeidet rundt lønn er inkludert i denne prisen. Det gjør kostnaden mer forutsigbar og enkel å skalere opp og ned etter behov. Med outsourcing vil det derfor være en trygghet både når det gjelder kostnad, kompetanse og ressurser.
Gro Anett forklarer videre:
– Med outsourcing kan dine økonomisystemer integreres med lønnssystemet, hvilket garanterer at du alltid får tilgang til korrekte rapporter, noe som er viktig for Økonomi- og HR- ledere hos bedrifter. Du trenger heller ikke å bekymre deg for at systemet ikke oppdateres regelmessig fordi det administreres av oss. Vi har også en modell som garanterer riktig utbetaling til rett tid. Det blir dyrt for oss om vi ikke leverer etter avtale. Derfor jobber vi døgnet rundt for å løse eventuelle problemer som kan oppstå i systemet.
Men til tross for alle disse fordelene, er det vanlig at bedrifter nøler med å ta skrittet fullt ut.
– Det er ikke uvanlig å være redd for at prosessen skal bli for komplisert og vanskelig. Mange stiller spørsmål ved om en outsourcingleverandør kan håndtere kompleksiteten de har i virksomheten.
– Ja, vi har lang erfaring med sikker og fleksibel lønnshåndtering for ulike bransjer, og for virksomheter som varierer i størrelse og kompleksitet. Om du har avdelinger over hele landet, med ulike tariffer og lokale avtaler, komplisert selskapsstruktur eller avtaler som ikke er registrert digitalt er det ingen hindring for oss.
– Våre konsulenter har bred kompetanse og lang erfaring, og vi jobber etter en nøye utviklet prosjektmodell hvor vi kartlegger dagens situasjon, fanger opp avvik og spesialavtaler og tester nøye at vi kan levere riktig lønn til akkurat din bedrift.
Les også: Derfor valgte vi outsourcing
– Dette er ikke et prosjekt som ordner seg selv. For at det skal gå knirkefritt er det viktig at både kunden og leverandøren involverer de riktige ressursene. Når vi starter prosjektet, begynner vi derfor med å sette sammen en prosjektgruppe med ulik spisskompetanse. Vi samarbeider tett med kunden, og en profesjonell prosjektleder fra SD Worx som er til stede fra første til siste møte, sørger for en kontinuerlig dialog. SD Worx har også med lønnsspesialister og systemspesialister som kan støtte kunden gjennom hele prosessen.
– Absolutt ikke. Det er nok at en person fra organisasjonen som har tilstrekkelig kunnskap og kan svare på spørsmål er involvert i prosjektet. Ofte er det en lønnssjef som ikke selv er aktiv med lønningene så den daglige jobben ikke lider.
Last ned HR-guide: 6 faresignaler som viser at det er på tide å effektivisere lønnsfunksjonen
– Når oppstartsprosjektet er avsluttet og vi har tatt over hele eller deler av lønnsprosessen, har vi tett dialog med kunden videre gjennom faste møter og rapportering på driftsnivå og for oppfølging av leveransen og avtalen, og via sikre kommunikasjonskanaler. Som kunde av oss har du en navngitt lønnskonsulent og en Service Delivery Manager som følger deg tett, og er ekspert på din bedrift og din leveranse.
Kommunikasjonen foregår på en sikker måte via våre portaler for å sikre dialogen mellom oss som lønningskontor og deg som kunde. Her kan vi sikkert sende og motta sensitive dokumenter og filer, kommunisere, få support og tildele oppgaver.
Dine ansatte får tilgang til en egen ansattportal der de kan se sin lønnslipp mm., og dine ledere får tilgang til en egen lederportal der de får full oversikt over rapporter på teamet sitt. Du kan også koble til funksjonalitet som reise- og utleggshåndtering, fravær osv. der dine ansatte og ledere får tilgang til smarte apper for registrering og godkjenning.
– Fordelen med outsourcing er at du får en god struktur i lønnsadministrasjonen i egen organisasjon med tidsfrister, skjemaer, kommunikasjonskanaler og riktig lønn. Det lar deg konsentrere deg om din egen virksomhet. Du trenger heller ikke ha programvare å vedlikeholde, eller backup-funksjon for lønnshåndtering. SD Worx ordner dette i både ferier og ved sykdom.
Gro Anett forteller også at de pleier å råde kunder som fortsatt er usikre til å kontakte andre kunder i samme bransje. De kan fortelle hvordan de mener outsourcingprosessen ble gjennomført og hvilke effekter de har hatt ved outsourcing.
– Ofte gir et så stort prosjekt ringer på vannet. Det vil være en måte å få til en mer effektiv måte å jobbe på i hele organisasjonen. Vi hjelper gjerne med råd om hvordan din bedrift kan fremtidssikres og ha bærekraftige prosesser gjennom outsourcing.
Vil du vite mer om hvordan en outsourcingprosess vil fungere og utvikle din bedrift? La oss ta en prat!
Med oss får du en svært kunnskapsrik partner som jobber for at din bedrift skal ha den beste løsningen både nå og i fremtiden. Vi hjelper deg proaktivt og kontinuerlig med å effektivisere prosessene dine.
Les også: 4 tips om hvilke oppgaver som passer for outsourcing.
Book time til en uforpliktende prat om mulighetene du får med outsourcing.
Outsourcingprosessen i SD Worx
Det er ikke åpenbart at outsourcing av lønnsadministrasjon vil lykkes. Nøkkelen til vellykket outsourcing av lønn ligger i stor grad hos kunden, og derfor har vi satt sammen 6 tips for å hjelpe deg med å lykkes med outsourcing av lønnsadministrasjon.
4 steg mot en vellykket lønnsadministrasjon
Vi spurte ansatte og arbeidsgivere i 18 land om hvilke utfordringer de har med lønnshåndtering. I denne guiden deler våre 4 eksperter sine råd om dagens utfordringer og gir tips til hvordan du kan håndtere dem og lykkes med lønnsadministrasjonen.
I en tid preget av økonomiske svingninger og økende økonomisk usikkerhet, har de ansattes økonomiske velvære dukket opp som en kritisk bekymring for organisasjoner over hele Europa. Nylige data fra det det europeiske barometeret om fattigdom og usikkerhet viser at 29 % av europeerne anser seg selv i en prekær økonomisk situasjon. Samtidig viser vår egen nye undersøkelse at 44 % av norske arbeidstakere opplever økonomisk stress.
I det skiftende landskapet for HR-administrasjon er integrering av effektiv og moderne lønnsteknologi en strategisk nødvendighet. Vår nye undersøkelse viser imidlertid at for én av ti europeiske bedrifter er det å skape et integrert og effektivt lønnssystem fortsatt en aktuell, men uløst utfordring.