Kundene forteller: Derfor valgte vi outsourcing

HR-sjefer har ofte de samme utfordringene

Grunnen til at et selskap velger å outsource lønn varierer naturligvis ut ifra hvilke utfordringer selskapet har. Samtidig er det ingen hemmelighet at mange HR-sjefer står overfor de samme utfordringene. Det kan dreie seg om å finne kvalifiserte ansatte, eller at det administrative og manuelle lønnsarbeidet tar for mye tid – noe som igjen går ut over effektiviteten og proaktiviteten i det daglige arbeidet. Heldigvis vet vi at det ikke trenger å være sånn. Det finnes nemlig løsninger som gjør at du kan sove godt om natten og vite at lønnsadministrasjonen bare fungerer! 

Her forteller noen av SD Worx sine kunder hvorfor de valgte å outsource lønnsadministrasjonen sin:

• For Telia var det viktig å ha en langsiktig partner.
• SSAB trengte en leverandør som kunne ta seg av HR-ansvaret for flere tusen ansatte.
• Lassila & Tikanoja stod et fleksibelt og brukervennlig lønnssystem øverst på ønskelisten.

Last ned HR-guide:  6 faresignaler som viser at det er på tide å effektivisere lønnsfunksjonen

Lassila & Tikanoja savnet kunnskap og kompetanse

Da Carin Sandberg ble ansatt som lønnssjef hos Lassila & Tikanoja, var det lite som fungerte som det skulle. Lønnsadministrasjonen var rotete og hverken leverandøren eller systemet levde opp til Carins forventninger. Den nødvendige spesialkompetansen var heller ikke tilgjengelig innad i selskapet.

Telia trengte smarte integrasjoner

Som et stort og internasjonalt selskap hadde Telia behov for et effektivt og fleksibelt lønnssystem som ga dem god oversikt og mulighet for smarte integrasjoner.  

– For oss var det viktig å finne en leverandør som både kunne tilby et effektivt og fleksibelt system, og som vi kunne utvikle et langsiktig og gjensidig samarbeid med, sier Björn Karlsson, leder av People Core Services i Telia. 

SSAB manglet spesialkompetanse

Med over 14 500 ansatte over hele verden, hvorav cirka 6000 funksjonærer og arbeidere i Sverige, er tidsrapportering og lønn to viktige prosesser for det svenske stålkonsernet SSAB. I over tjue år fordelte konsernet arbeidet mellom tre lønnsavdelinger, der de brukte store, tunge datasystemer som ble administrert av utdannet personell med lang erfaring. På et tidspunkt begynte SSAB imidlertid å miste viktig spesialkompetanse, og ble dermed stående overfor en ny utfordring: Ville de være i stand til å håndtere HR-arbeidet raskt nok? 

– Vi ble tvungne til å tenke nøye igjennom hvordan vi skulle fremtidssikre lønnsadministrasjonen, forteller Christine Bollvik, ansvarlig for HR Service hos SSAB.

Outsourcing av lønn – det beste alternativet

Felles for selskapene er at de etter grundig analyse og gjennomgang kom frem til nøyaktig samme svar: Outsourcing av lønn var det absolutt beste alternativet, og de trengte hjelp fra en leverandør som virkelig besatt kompetansen og kunnskapen de trengte.

Valget av leverandør falt på SD Worx (tidligere Aditro) – et samarbeid som har vist seg å være svært effektivt for alle de tre selskapene.

Kundens behov avgjør rammene for samarbeidet

SSAB bestemte seg for en såkalt hybridmodell, der kun lønn er outsourcet, mens de selv har beholdt en liten avdeling for tidsregnskap, reiseregninger og lønnssupport. 

Björn Karlsson hos Telia forteller at Telia og SD Worx trinnvis har utvidet samarbeidet sitt. Det gode, gjensidige partnerskapet har ikke kommet av seg selv. 

– Skal du lykkes med outsourcing, må du først og fremst sørge for gode interne prosesser. Du løser ikke dårlige, udokumenterte og rotete prosesser ved å sette ut arbeidet til noen andre. Nei, det vil bare fremheve alt som ikke fungerer. Sørg for orden internt først – først da får du maksimalt ut av å outsource. 

For Carin Sandberg hos Lassila & Tikanoja falt valget på SD Worx Lønn – en løsning som tilbyr både in-house-support og outsourcing. Dette gir selskapet fleksibilitet som kommer godt med i travle perioder. Carin forteller at erfaringene hennes før og etter SD Worx Lønn er så ulike at de nærmest blir vanskelige å forklare.  

– Systemet er brukervennlig og utvikles hele tiden med ny funksjonalitet og nye forbedringer. Det har rett og slett blitt moro å gå på jobb – noe som alt i alt er den største og viktigste endringen. Både kollegaene mine og jeg har fått en vesentlig mye bedre arbeidsdag. Det handler ikke bare om at systemet fungerer bra for oss, men også om kontakten vi har med SD Worx konsulenter. De er kunnskapsrike, personlige og kjenner virksomheten vår godt, sier hun. 

Les også: Slik foregår prosessen ved outsourcing

Hva er det viktig å tenke på før du outsourcer lønn?  

Her gir Christine Bollvik, ansvarlig for HR Service i SSAB sine beste tips til deg som er HR-ansvarlig:

1. Forberedelser 
Det er umulig å sette ut en oppgave hvis du ikke behersker den selv. Skaff deg oversikt over prosessene dine og bestem deg for hva du vil oppnå.  

2. Kommunikasjon 
Sørg for å ha en god dialog med leverandøren din, og se på outsourcing som et partnerskap der dere begge samarbeider for å skape en vinn-vinn-situasjon. 

3. Tildel interne roller 
Noen i selskapet må være ansvarlig for outsourcingen. Det er viktig å ha noen som holder styr på arbeidet og sørger for at alt blir utført som avtalt. 
 
4. Ikke glem ekspertene  
Ikke glem å inkludere virksomheten i prosessen – gjerne personer med praktisk kunnskap om hva som er mulig og hva som vil gi de beste resultatene. 

5. Vær ydmyk og fleksibel 
Nye arbeidsmåter er alltid utfordrende. Vær ydmyk og aksepter at ikke alt vil gå etter planen ved første forsøk. Prøv deg frem, så finner du garantert riktig løsning for akkurat din virksomhet. 

Er du også på jakt etter en fremtidssikret lønnsadministrasjon?

Vil du vite mer om hvordan du kan få en fremtidssikret, kostnadseffektiv og moderne lønnsadministrasjon som bare fungerer? La oss ta en prat om hvordan vi kan hjelpe deg med å fremtidssikre lønnsadministrasjonen din! 

Du kan kontakte oss direkte eller booke time for en uforpliktende prat om Outsourcing her.

 

Last ned CFO-guide

 

Last ned HR-guide