Outsourcing av lønn, fra SaaS til BPO

Flere varianter

Det er en vanlig misforståelse at outsourcing betyr at du leverer fra deg lønnsutbetalingen fullstendig. Det finnes løsninger som kommer nært, for eksempel outsourcing av forretningsprosesser (BPO), men outsourcing av lønn kommer i mange former og formater. Denne oversikten vil hjelpe deg med å velge det alternativet som passer best til dine behov. 

Alternativ 1: Programvare som en tjeneste (SaaS) 

Med SaaS betaler du en månedlig eller årlig avgift til en outsourcingspartner for lønnstjenester for et abonnement på en skybasert lønnsplattform. Ditt eget lønnsteam bruker deretter plattformen til å kjøre ut lønnen. Denne plug-and-play-løsningen gir deg umiddelbar tilgang til anerkjent lønnsteknologi, som ofte enkelt kan integreres med dine nåværende HR-verktøy, ERP-er og andre systemer. Videre vil partneren din gi regelmessige oppdateringer for lønnsplattformen og skalere ned eller opp med dine variasjoner. 

Eksempel: Du er en liten til middels bedrift med 32 ansatte og jobber fortsatt med forskjellige, lokale systemer som viser flere og flere svakheter hvert år. Du vil ikke investere i et robust økosystem for lønn. Det du ønsker er å gi lønnsprosessen en rask og kostnadseffektiv digital makeover uten å gi fra deg nøklene til den. I så fall ser det ut som at det å spre IT-investeringen din gjennom SaaS kan være et alternativ. 

Les også: 4 tips til hvilke oppgaver som bør outsources

Alternativ 2: Bemanning på stedet 

Hvis målet ditt er å finne en løsning for å styrke teamet ditt i perioder med høy eller uventet mangel på ansatte, kan du midlertidig ansette én eller flere lønnseksperter fra en lønnspartner. De gir deg ekstra hender, så vel som ekspertise, og garanterer at du ikke trenger å justere målene eller planleggingen. Godt å vite: Dette er ikke bare en nødløsning. Mange firmaer regner med ekstra bemanning for å dekke tilbakevendende topper i arbeidsbelastningen, for eksempel i slutten av året eller når feriepenger skal beregnes.

Eksempel: Lønnskonsulenten din har fødselspermisjon, og reserven hennes er hjemme på grunn av influensa. Hva nå? Da kan du for eksempel få en lønnsekspert to dager i uken til ditt eget lønnsteam er på beina igjen. En fin ekstra fordel er at ved neste anledning kan du be om samme person, som allerede kjenner teamet ditt og organisasjonen din.  

Alternativ 3: Lønns- og prosessoptimalisering 

Lønn er bundet til strenge regler og faste beregninger. Det bør gjøre det til en av de mest standardiserte og automatiserte HR-prosessene som finnes. Likevel holder mange HR-avdelinger fortsatt (delvis) på i stor grad manuelle og komplekse prosesser. En pålitelig lønnspartner kan bidra til å vurdere mulige forbedringspunkter fra et nytt perspektiv. De kan også hjelpe deg med å dokumentere lønnsprosessen, noe som gjør det enklere for vikarer å komme raskt i gang i vanskelige tider. 

Eksempel: Du føler at lønnsutbetaling og relaterte prosesser kan trenge en mer effektivitet løsning, men du kan ikke helt sette fingeren på det. Derfor ber du om en lønnsskanning, som evaluerer teamet ditt, kunnskap, systemer og prosesser. Tilbakemeldingene kan brukes til å bestemme et handlingsforløp for å takle noen eller alle de foreslåtte initiativene for optimalisering. 

Alternativ 4: Outsourcing av forretningsprosesser (Business Process Outsourcing – BPO) 

BPO eller outsourcing av forretningsprosesser betyr å overlate ansvaret for en eller flere av lønnsoppgavene, som er best egnet for outsourcing, til en partner. Dette er en strategisk beslutning som ofte innebærer et langsiktig, offline samarbeid med lønnseksperter. En solid forberedelse og åpenhet er avgjørende for å dra nytte av alle fordelene med outsourcing av lønnstjenester. Kommuniser tydelig hvilke oppgaver som blir besørget av et annet firma og hvorfor, samt hvem de ansatte kan kontakte når de har spørsmål. Allerede i oppstartsfasen kan lønnspartneren din få svar på mange spørsmål gjennom informasjonsøkter og workshops. 

Eksempel: Du vil gjerne sette av tid til en ny rekrutterings- og intern mobilitetspolitikk ved at andre tar seg av lønnsoppgavene dine. Du vil imidlertid heller fortsette å håndtere dine egne forsikringssaker (foreløpig). Det er mulig. Du betaler en månedlig avgift, og til gjengjeld vil outsourcingspartneren din automatisere og optimalisere lønnen din så mye som mulig, mens de regelmessig rapporterer til deg. 

Tips: Les hvorfor noen av våre kunder valgte outsourcing her.

Få alle detaljene om outsourcing av lønn. Last ned vår gratis ebook: