Hvordan overholder jeg lønnsregelverket etter hvert som virksomheten vokser?

Når bedrifter vokser, spesielt når de passerer 500 ansatte, endres ofte forholdet mellom lønnsmedarbeiderne og de ansatte dramatisk. Denne endringen kan potensielt øke arbeidsmengden og utgjøre en risiko for manglende etterlevelse av lover og regler hvis den ikke håndteres på riktig måte. 

HR- og økonomisjefer må være klar over disse endringene og planlegge deretter - enten det dreier seg om å styrke teamet, integrere avanserte programvareløsninger eller søke ekstern støtte. Proaktiv planlegging er nøkkelen til å redusere risiko og sikre etterlevelse i et komplekst lønnssystem.

I tillegg til teknologi er det avgjørende å investere i støtte for etterlevelse av lover og regler, som blant annet fortløpende opplæring av lønnspersonalet - en investering som kun én av fire arbeidsgivere har gjort, ifølge undersøkelsen vår. 

I tillegg er det viktig å søke råd fra eksperter på etterlevelse og juss, og eventuelt engasjere rådgivere på internasjonale lover dersom du vurderer å ansette internasjonale ressurser. På den måten sikrer man at etterlevelse blir integrert i lønnsprosessen og ikke bare blir en ettertanke.

Les også: Hvor skal jeg begynne for å sikre at jeg overholder lønnsreglene?

For mange bedrifter krever det systemiske endringer for å oppnå reell etterlevelse av lønnskravene.

Det kan innebære:

• en omstrukturering av lønnsavdelingen
• integrering av nye roller som utelukkende fokuserer på etterlevelse
• en endring av bedriftskulturen slik at etterlevelse blir prioritert på alle nivåer

Slike systemiske endringer bidrar til å gjøre etterlevelse til en del av den daglige driften.

Når selskaper ekspanderer internasjonalt, kan konsolidering av lønnsfunksjonene effektivisere driften og forbedre etterlevelsen. Ved å velge en partner som kan håndtere lønninger i flere land under ulike regelverk, kan man oppnå strømlinjeformede prosesser, kostnadseffektivitet og mer tydelige kommunikasjonskanaler og felles rapportering.

Undersøkelsen vår viser at den vanligste grunnen til å bruke kunstig intelligens til lønnsadministrasjon er å overvåke lovgivningen. Fremtidige bruksområder kan omfatte prediktiv compliance-analyse, som kan forutse potensielle lovbrudd før de oppstår, samt automatiserte oppdateringer av lønnssystemer når nye lover trer i kraft.

For HR-ledere er det tre nøkkelfaktorer som er avgjørende for skalerbar etterlevelse av lønnsregelverket:

1. Kontinuerlig læring: Oppmuntre til kontinuerlig opplæring i lover og regler, spesielt i internasjonale sammenhenger hvis bedriften er internasjonal.
2. Utnytt teknologi: Utnytt kraften i kunstig intelligens og robuste lønnssystemer for å automatisere og effektivisere prosesser for etterlevelse av lover og regler.
3. Sterke partnerskap: Samarbeid med eksterne eksperter som kan gi innsikt og støtte i compliance-spørsmål på tvers av jurisdiksjoner.

Les også: Hva bør jeg tenke på når jeg skal velge lønnssystem?