Hva bør jeg tenke på når jeg skal velge lønnssystem?
Den største utfordringen for norske bedrifter når det gjelder lønn er å kontrollere lønnskostnadene, tett fulgt av hvor raskt og effektivt lønnssystemet fungerer.
Den største utfordringen for norske bedrifter når det gjelder lønn er å kontrollere lønnskostnadene, tett fulgt av hvor raskt og effektivt lønnssystemet fungerer. For europeiske selskaper er hastigheten og effektiviteten i lønnshåndteringen den største utfordringen når det gjelder lønn.
I en tid der effektivitet direkte kan oversettes til konkurransefortrinn, kan ikke betydningen av å velge riktig løsning for håndtering av lønn overvurderes. For HR- og økonomisjefer er det avgjørende å håndtere lønnsrelaterte utfordringer for å nå organisasjonens mål. Likevel er det forbløffende at europeiske selskaper konsekvent oppgir rask og effektiv lønnsbehandling som sin største utfordring.
Denne utfordringen er særlig akutt for mellomstore bedrifter, som er fanget mellom begrensningene ved småskalaløsninger og de uoppnåelige avanserte systemene som større selskaper foretrekker. Å finne den perfekte lønnsteknologien som bygger bro over dette gapet er avgjørende for deres suksess.
Les også: Skal jeg outsource lønnsadministrasjonen eller beholde den internt?
Derfor er det viktig med riktig lønnsteknologi
Strategiske mål for lønnsadministrasjon som kostnadsreduksjon, økt nøyaktighet og optimalisert bruk av menneskelige ressurser, er avgjørende for en organisasjons suksess, men for å oppnå dem kreves det effektiv drift.
Den ideelle lønnsteknologien bør forbedre disse områdene og gjøre viktige oppgaver både raskere og mer pålitelige. På den måten frigjøres verdifulle ressurser, og HR-ansvarlige kan fokusere på å drive strategiske initiativer i stedet for å henge seg opp i administrative detaljer.
To steg for å oppnå suksess med lønnsteknologi
Når det gjelder å velge riktig lønnsteknologi er det viktig å:
- Forstå bedriftens nåværende og fremtidige utfordringer med lønn. Hvilke utfordringer kommer til å ha størst innvirkning på bedriftens vekst? Gjennom å identifisere disse utfordringene legger du grunnlaget for en gjennomtenkt beslutning.
- Undersøke hvilke alternativ som anbefales av bransjeeksperter og kollegaer. Se på demoer, vurder teknologien og gå gjennom referanser for å sikre at de er i tråd med dine behov og verdier.
Når det gjelder å velge riktig lønnssystem finnes det to viktige steg for å lykkes.
- Det første er å vite hva man faktisk trenger. Før man går inn på de ulike alternativene må HR-ledere og økonomisjefer først kjenne til sine strategiske utfordringer, både nåværende og de som kan komme i fremtiden. Hvilke utfordringer vil ha størst innvirkning på selskapets vekst? Gjennom å identifisere disse utfordringene skapes forutsetningene for en velbegrunnet beslutning. Lag en kravspec som fokuserer på oppgavene du skal løse. Prøv å ikke basere kravspesifikasjonen på hvordan lønnsprosesser historisk har blitt håndtert i tidligere systemer. Du kan risikere gå glipp av nye muligheter for automatisering og modernisering som kan løse oppgaver mer effektivt enn tradisjonelle systemer.
- For det andre er viktig å gjøre god research. Sjekk med bransjekollegaer, se på demoer, søk opp referanser for å bekrefte at de stiller overens med dine organisatoriske behov og vurderinger.
Funksjonalitet du bør se etter i ny lønnsteknologi
Beslutningstakere bør ta hensyn til flere viktige faktorer:
Brukervennlighet: Teknologien bør være intuitiv og enkel å bruke slik at den minimerer opplæringstid og feil.
Integrerbarhet: Sømløs integrering med andre relevante systemer er avgjørende for et sammenhengende teknologisk økosystem.
Skalerbarhet: Etter hvert som bedriften vokser bør lønnsteknologien vokse med dem, slik at den kan håndtere et økende antall ansatte og mer komplekse oppgaver.
Overholdelse av lover og regler: Med stadige endringer i lover og regler som påvirker lønnsutbetalingen, må teknologien støtte raske endringer for å sikre etterlevelse og redusere risikoen for bøter.
Support og pålitelighet: Pålitelig kundestøtte og robust systemytelse er avgjørende for å kunne løse eventuelle problemer raskt og sikre kontinuitet i virksomheten.
Rapportering og analyse: Avanserte rapporteringsmuligheter kan gi innsikt i virksomheten og støtte strategiske beslutninger.
Datasikkerhet: Prioriter lønnsteknologi som oppfyller strenge standarder innen sikkerhet, inkludert krypteringsprotokoller, tilgangskontroller og regelmessige sikkerhetsrevisjoner. At løsningen er ISO-sertifisert for datasikkerhet er en god indikasjon på at datasikkerheten er høy.
Selvbetjeningsmuligheter: Velg teknologi som tilbyr selvbetjeningsmuligheter - det effektiviserer lønnsutbetalingen og øker tilfredsheten, reduserer arbeidsbyrden for HR og forbedrer datagrunnlaget.
Strategiske mål for lønnsadministrasjon som kostnadsreduksjon, økt nøyaktighet og optimalisert bruk av menneskelige ressurser, er avgjørende for en organisasjons suksess, men for å oppnå dem kreves det effektiv drift. Den perfekte lønnsteknologien bør forbedre disse områdene og gjøre viktige oppgaver både raskere og mer pålitelige.
Få alt til å henge sammen
Det endelige målet med lønnsteknologi er en sømløs drift som optimaliserer alle aspekter ved lønnsbehandlingen. Det innebærer blant annet å automatisere standardberegninger, sikre enkel tilgang til lønnsopplysninger og forenkle rapporteringen på slutten av året. I tillegg bør et sømløst system enkelt kunne integreres med den øvrige HR-teknologien, slik at dataflyten forenkles og behovet for manuell datainnføring reduseres. Målet er å minimere tiden HR-medarbeiderne bruker på lønnsbehandling og redusere manuelle inngrep, og dermed redusere antall feil og forbedre den generelle effektiviteten.
Å velge riktig lønnsteknologi er i bunn og grunn en strategisk nødvendighet med konsekvenser for organisasjonens effektivitet og etterlevelse av lover og regler. Det er viktig å evaluere potensielle lønnssystemer nøye ut fra kriteriene brukervennlighet, integrasjonsmuligheter, skalerbarhet, støtte for etterlevelse av lover og regler, systempålitelighet og analytisk dybde. Ved å velge en løsning som virkelig oppfyller disse behovene, vil du ikke bare overvinne dagens driftsutfordringer, men også legge grunnlaget for fremtidig vekst og strategisk suksess.
Er du nysgjerrig på SD Worx sitt lønnssystem? Finn ut mer her.
Vil du ha flere ekspertråd om de største spørsmålene innen lønn?
Last ned gratis guide
Lignende artikler
Blogg
Arbeidstakers rett til sykepenger
Arbeidstakers rett til sykepenger er en viktig del av det norske velferdssystemet. Sykepenger sikrer inntekt når en ansatt blir arbeidsufør på grunn av sykdom eller skade.
By Hilde Barkenes2024-09-30
Blogg
Arbeidstakers rolle og ansvar ved sykefravær
Som arbeidstaker er det viktig å være proaktiv og samarbeidsvillig i forbindelse med sykefravær. Dette bidrar til en raskere tilbakeføring til arbeid og en mer effektiv oppfølgingsprosess.
By Hilde Barkenes2024-09-27
Blogg
Arbeidsgivers rolle og ansvar ved sykefravær
Når en ansatt blir sykmeldt, har du som arbeidsgiver et viktig ansvar for å sikre en effektiv og god oppfølging. Arbeidsgivers rolle er avgjørende for å støtte den sykmeldte i å komme tilbake til arbeidet så raskt og smidig som mulig.
By Hilde Barkenes2024-09-27