Kolleger som snakker om hvordan de skal overholde lønnsregelverk

Hvor skal jeg begynne for å sikre at jeg overholder lønnsreglene?

23 % av norske bedrifter søker ikke juridisk rådgivning fra eksterne partere når det gjelder HR-politikk. I resten av Europa er tallet er 25 %.

For alle som har en grunnleggende forståelse av hvordan lønn fungerer, er det åpenbart at du ikke kommer langt hvis du ikke prioriterer overholdelse av lover og regler. Manglende overholdelse av tariffavtaler, lover og regler har alvorlige juridiske og økonomiske konsekvenser, inkludert høye bøter, risiko for revisjon og søksmål, og kanskje verst av alt: permanent skade på bedriftens omdømme.

Du begrenser inntekter, setter kunderelasjoner på spill og bryter tilliten til de ansatte på samme tid. For å unngå alt dette er det viktig å få på plass en plan for etterlevelse av lønnsregelverket som sikrer at du alltid er beskyttet mot risiko.

Dokumentasjon kommer først

Det første du må begynne med, som med all annen etterlevelse av skatteregler og lover, er å sørge for at du fører et nøyaktig register som er korrekt, fullstendig og lett tilgjengelig for inspeksjon. I lønnssammenheng bør dette omfatte opplysninger om arbeidstimer, lønnsnivå og skattetrekk for hver enkelt ansatt, sammen med alle relevante person- og kontoopplysninger.

Valg av støtte for lønnsadministrasjon

Enten du velger å ansette en intern spesialist eller outsource til en ekstern leverandør, bør du se etter lønnsspesialister og leverandører som har dokumentert kompetanse og erfaring med å overholde lover og regler i komplekse miljøer. For mange bedrifter kan det virke enklere å outsource lønnsadministrasjonen helt og holdent. Mange skytjenester for lønn (SaaS) oppdaterer tjenestene sine for å ta hensyn til endringer i regelverket etter hvert som de oppstår.

Sørg for at du alltid jobber med å overholde regelverket, selv når det ikke er noen juridiske endringer å gjøre. Å gjøre det rette betyr å hele tiden lete etter måter å gjøre prosessen mer effektiv på, selv om det innebærer å bytte leverandører eller arbeidsmetoder.

Alena Almén, Product Manager , Business Rules SD Worx Lön

Hva undersøkelsen avdekker

Selv om nesten 77 % av norske arbeidsgivere får en eller annen form for ekstern juridisk rådgivning i HR-spørsmål, er det interessant å merke seg at hele 23 % av organisasjonene ikke søker ekstern juridisk rådgivning i det hele tatt når det gjelder HR-spørsmål, inkludert lønn. Jo større bedriften blir, desto mer kompleks blir etterlevelsen av regelverket, noe som betyr at den ekspertisen du trenger, bør være mer spesifikk for din organisasjon. Bedrifter med kollektivavtaler får også juridisk hjelp via arbeidsgiverorganisasjoner, og da er det helt åpent å stille spørsmål til myndighetene og få svar, f.eks. Skatteverket, SCB osv.

Når det gjelder håndtering av komplekse lover på tvers av landegrensene, varierer lovgivningen fra land til land, noe som har stor innvirkning på implementeringen av juridiske endringer.

Land som Frankrike, Belgia, DACH-regionen og Kroatia er gode eksempler på hvor mange ulike juridiske komplikasjoner som finnes. Disse regionene, og mange andre, byr på alt fra komplekse skatteregler til en rekke unntak og tariffavtaler, og de byr på unike hindringer for lønnshåndteringen. Dette mangfoldet understreker hvor viktig det er å tilpasse strategiene for etterlevelse til de spesifikke kravene som stilles i den enkelte jurisdiksjonen.

Til syvende og sist er det organisasjonen din som har ansvaret for å overholde kravene, uavhengig av hvilken leverandør eller ekspert du samarbeider med. Hvis prosessen er treg, risikerer du å ikke overholde kravene. Så hva er det viktigste? Sørg for at du alltid jobber med etterlevelse, selv når det ikke er noen juridiske endringer. Å jobbe riktig betyr å hele tiden lete etter måter å gjøre prosessen mer effektiv på, selv om det innebærer å bytte leverandør eller arbeidsmåte.

Les også: Hvordan sørger jeg for at lønnshåndteringen fungerer når bedriften vokser?