Hvor lang tid tar det før nye medarbeidere er effektive i rollen sin?

Førsteinntrykk kan være avgjørende

Rekrutterings- og onboardingprosessen er avgjørende for den nye medarbeiderens opplevelse av firmaet, og har stor innvirkning på hvor veien går videre. Mange har nå innsett hvor viktig dette er, og at en førsteklasses introduksjon for nyansatte er avgjørende. Men hvor effektive er egentlig arbeidsmetodene for rekruttering og onboarding, og finnes det raskere måter å gjøre nye medarbeidere produktive på? 

Langtrukken rekrutteringsprosess uten digitale signeringsmuligheter 

Rekrutteringsprosessen er den nye medarbeiderens første møte med bedriften, og det er derfor viktig at bedriften allerede fra starten viser seg fra sin beste side. I dag stiller mange flere, spesielt den yngre generasjonen, krav til digitale arbeidsmetoder. Feilrekruttering er utrolig kostbart, og for arbeidsgivere som ikke tilbyr digitale arbeidsmetoder er risikoen fem ganger høyere for at nyansatte slutter innen ett år. Derfor er rekrutteringen en ypperlig sjanse til å vise den nye medarbeideren akkurat hvordan din bedrift jobber med digitale hjelpemidler. Dessuten gjør det prosessen betydelig mer effektiv.  

Digital signering

Et eksempel på dette er den nyansattes signering av avtalen. Lenge har dette vært et spørsmål om at fysiske dokumenter skal forflyttes og skrives under av berørte parter. Et administrativt gjøremål som ofte tar unødvendig lang tid. Dessuten er det vanskelig å holde orden på hvem som har gjort hva når dokumentet sendes fram og tilbake mellom HR-avdelingen, den ansatte og sjefen hennes/hans.

Etter koronapandemiens utbrudd har denne korrespondansen i mange tilfeller blitt sendt via tradisjonell post, noe som ytterligere legger til usikkerhetsmomenter, spørsmål og unødvendig forsinkelse. Har brevet virkelig kommet fram? Er avtalen signert og returnert? Hvem har avtalen nå? 

Om det derimot finnes en mulighet til å signere avtalen digitalt, kan papirarbeidet og administrasjonstiden reduseres til et klikk på valgfri mobilenhet – uavhengig av hvor partene befinner seg geografisk. Dessuten blir det lettere å få et overblikk over hvem som har signert og hvem som ikke har det, slik at påminnelser kan sendes til rett person.  

Hvordan utnytter du tiden mellom rekruttering og første arbeidsdag? 

Etter at avtalen signeres, har den nyansatte vanligvis en oppsigelsestid på to til tre måneder hos sin tidligere arbeidsgiver. Lenge har dette betydd en stopp i kommunikasjonen mellom den nyansatte og den nye arbeidsgiveren. Mange flere innser nå verdien av å ivareta denne tiden på en bedre måte. Dette kalles preboarding.  

Hva er preboarding?

Preboarding innebærer at den nyansatte kan gjøre seg kjent med organisasjonen og bedriftskulturen før første arbeidsdag, og på den måten få en sjanse til å få et innblikk i sitt nye arbeidsliv. Slike tidlige HR-løsninger gir nyansatte mulighet til å få tilgang til bedriftens personalhåndbok før de begynner i stillingen sin, slik at de kan lese om bedriften, rollen, pensjonsspørsmål, fordeler og lignende. Kunnskap som den nye medarbeideren ellers måtte ha tilegnet seg etter ansettelsesstart, noe som forlenger perioden den nyansatte ikke kan være produktiv i arbeidet. Ved å gjøre slik informasjon tilgjengelig blir onboardingprosessen både raskere og smidigere. 

Vanskelig å få overblikk over onboardingen uten samordnet prosess

De fleste som har gått igjennom en onboardingprosess kjenner nok igjen sjekklisten av ting som skal gås igjennom i løpet av introduksjonstiden. Den nyansatte skal gå på hilserunde, presenteres for de ulike avdelingene og motta en mengde ulike typer presentasjonsmateriell for å lære bedriften å kjenne. Det handler også om at den nye medarbeideren skal tildeles telefonabonnement, adgangskort, datamaskin og e-post samt alt det som hører til systemadministrasjonen. Kort og godt – den nye medarbeideren må få tilgang til alt som er koblet til rollen og som er nødvendig for å kunne utføre og lære seg arbeidsoppgavene sine.  

Koordinere sjekklisten digitalt

Problemet med denne prosessen er at den ikke behandles som én prosess, men som isolerte arbeidsmoduler. Dette skaper problemer på flere ulike nivåer. Punktene på sjekklisten blir overhodet ikke samordnet, og det er vanskelig å få et overblikk over hva som har blitt gjort og hva som ikke har blitt gjort. Hvert punkt krever oppmerksomhet fra ulike deler av organisasjonen. Hvis ikke prosessen koordineres tar alt mye lenger tid, og den nye medarbeideren kan ikke arbeide effektivt i sin nye rolle. I sysselsettingskrevende bedrifter med mange timeansatte som må ut i arbeid fort, eller bedrifter der det kreves spesielle tillatelser for at den ansatte skal kunne få arbeide, blir den tapte tiden merkbar.  

Les også: HR bør gå fra personaladministrasjon til strategisk forretningspartner

Digitalisert onboarding

Dersom onboardingarbeidet derimot er fullt ut digitalisert, og alle modulene integreres i én og samme prosess, øker effektiviteten radikalt. I en slik digital prosess er all individuell innsats sporbar og det blir derfor tydelig for alle involverte parter – ansatt, ledelse og HR – om det gjenstår noe som skal gjøres. Gjennom automatikk fordeles arbeidsoppgavene til de respektive støttefunksjonene – IT, lønn, resepsjon og så videre. Digitale varsler sendes deretter ut med informasjon om hva som skal forberedes og til hvem, samt om noe i den ansattes onboardingprosess ligger etter.  

Hvis den digitale onboardingen gjøres på riktig måte, kan arbeidet som tidligere tok dagevis i stedet gjøres på noen timer. 

«Hvis den digitale onboardingen gjøres på riktig måte, kan arbeidet som tidligere tok dagevis i stedet gjøres på noen timer.»

 

Les mer om dette i vår gratis eBook: Hvor lønnsomt er det å investere i et nytt HR- eller lønnssystem?