Vanlige årsaker til tap av refusjonsrett

Vanlige årsaker til tap av refusjonsrett

Når en ansatt er sykmeldt, dekker arbeidsgiver lønnen de første 16 dagene (arbeidsgiverperioden). Deretter kan arbeidsgiver søke refusjon fra NAV for sykepenger, forutsatt at den ansatte oppfyller kravene til sykepengerettigheter. Refusjonen krever korrekt rapportering i a-meldingen. 

Mange bedrifter får aldri alle de penger de har rett til i forbindelse med sykefraværsrefusjoner. Her er årsaken og hvordan du unngår du det. 

1. For sen innsending av krav

NAV har strenge frister for når søknad om sykepenger må sendes inn. Hvis fristen overskrides, kan du miste retten til refusjon. 

Slik unngår du feilen:

• Søknad om sykepenger slettes etter 3 mnd hos NAV, hvis den ansatte ikke har send den inn tidligere. 
• Sørg for automatiserte påminnelser i lønnssystemet for å følge opp fristene.

 

2. Feil i sykepengegrunnlaget

NAV beregner refusjonen basert på den ansattes inntekt. Hvis det er feil i grunnlaget (f.eks. feilberegning av variabel lønn eller uregelmessige tillegg), kan refusjonen bli lavere enn forventet – eller avslått.

Slik unngår du feilen:

• Dobbeltsjekk at lønnsgrunnlaget er korrekt før innsending.
• Ta hensyn til bonusordninger, provisjon og andre variable tillegg.
• Ta også hensyn til ferie for timelønnede – det skal beregnes lønn som om den ansatte skulle ha vært på jobb denne feriedagen. 

3. Manglende eller feil sykmelding

NAV krever en gyldig sykmelding fra lege for å kunne behandle refusjonskrav. Hvis sykmeldingen er tilbakedatert, mangler, er utstedt på feil grunnlag eller er sendt inn for sent, kan refusjonsretten falle bort.

Slik unngår du feilen:

• Sørg for at ansatte leverer sykmelding i tide.
• Kontroller at sykmeldingen er riktig utfylt og samsvarer med faktisk sykefravær.

Les også: Oppgaven flest lønnsspesialister vil slippe

4. For sen oppfølging av sykemeldt ansatt

NAV stiller krav til arbeidsgivers oppfølging av sykmeldte ansatte. Hvis du ikke følger opp den sykemeldte på riktig måte, kan refusjonsretten bortfalle.

Slik unngår du feilen:

• Gjennomfør oppfølgingssamtaler og dokumenter alt.
• Send inn oppfølgingsplaner og dialogmøtereferater i tide.

5. Feil ved søknad om forlengelse av sykepengerett

Sykepenger fra NAV varer i inntil 52 uker. Hvis en ansatt fortsatt er syk etter dette, kan det søkes om arbeidsavklaringspenger (AAP) eller uføretrygd. Feil eller manglende søknad kan føre til tap av refusjon.

Slik unngår du feilen:

• Følg med på når sykepengeperioden nærmer seg 52 uker og maksdatoen.
• Rådfør deg med NAV eller en HR-rådgiver om mulige løsninger.

 

Slik sikrer du full refusjon fra NAV

• Digitaliser og automatiser fristpåminnelser i lønnssystemet.
• Ha gode rutiner for oppfølging og dokumentasjon av sykefravær.
• Sørg for korrekt lønnsgrunnlag i sykepengesøknaden.
• Vær nøye med kontroll av sykmeldinger og utfylling av oppfølgingsplaner.
• Hold tett dialog med NAV og sykemeldte ansatte for å sikre at alle krav er oppfylt.

Ved å ha kontroll på disse faktorene kan bedriften unngå økonomiske tap og sikre at refusjonsretten opprettholdes.