Fra personaladministrasjon til strategisk forretningspartner

Smartere bruk av ressurser

HR fokuserer på menneskene som den største ressursen til organisasjonen og viktigheten av å utnytte denne ressursen på best mulig måte. Men er det virkelig hele sannheten? Akkurat som for lønn er det mange administrative oppgaver som tar tid og bruker ressurser som kunne ha vært brukt til noe annet. Så hvordan kan disse ressursene frigjøres? 

Administrasjon er tidskrevende for både HR-avdeling, ledelse og medarbeidere  

Mange bedrifter har i dag en ambisjon om at HR-avdelingen skal fungere som en strategisk forretningspartner som forsikrer seg om at personalet virkelig kommer til sin rett og har mulighet for å prestere så bra som mulig. Noe som igjen bidrar til fremgang for organisasjonen. 

Uansett hvor lenge bedriften har hatt denne ambisjonen, er sannheten at alt for mange HR-avdelinger fungerer som en personaladministrasjon. Det har lenge vært for stort fokus på håndtering av lover og regler, dokumentasjon, fagforeningsforhandlinger, forsikringsspørsmål og sykemeldinger. I tillegg til disse oppgavene må man heller ikke glemme de mange spørsmålene man får om virksomheten. 

Medarbeidere og ledelse bruker alle uforholdsmessig mye tid på alt papirarbeidet som må gjøres ved for eksempel fravær, sykemeldinger, foreldrepermisjon og lignende. Tid som heller burde vært brukt på de faktiske arbeidsoppgavene deres. 

Frigjør tid med 100 prosent digitaliserte HR-prosesser 

Om de ansatte selv kunne ha tatt hånd om store deler av denne administrasjonen uten å måtte stille altfor mange spørsmål eller lete etter informasjon og dokumentasjon, hadde mye tid blitt frigjort. Dager, timer og minutter som i en bedrift med 1000 ansatte utgjør like mye som 10 til 15 heltidsstillinger.  

Med de rette forutsetningene burde all denne tiden brukes på arbeid som tilfører verdi og som virkelig bidrar til å realisere potensialet til de ansatte. Først da kan endringen fra personaladministrasjon til strategisk HR skje. Den ekstra tiden kan medarbeidere og ledelse bruke til for eksempel å treffe flere kunder, selge mer eller utvikle produkter. 

Se hvilke HR-prosesser som kan digitaliseres med SD Worx HR.

De rette forutsetningene er i denne sammenhengen fullt ut digitaliserte prosesser, standardiserte oppsett og arbeidsmetoder. Digitaliseringen av HR burde blant annet innebære at all informasjon er lett tilgjengelig og lett å finne for de ansatte, og at deler av arbeidet automatiseres. Dessuten burde medarbeiderne selv kunne ta seg av administrasjonen via mobile apper.  

Hvor er tidstyvene for HR-avdelingen? 

I takt med at administrasjonen reduseres kan innholdet i HR-arbeidet endres. Som strategisk forretningspartner kommer arbeidet i stedet til å bestå av hvordan man kan utnytte medarbeidernes potensial – gjennom kompetanseutvikling, treffsikker rekruttering og gjennom å hjelpe de forskjellige teamene i virksomheten med å løse ulike utfordringer. Arbeid som motiverer og utvikler. Mange forestiller seg at det er nettopp dette arbeidet HR gjør hver dag, men når man får svart på hvitt hva tiden blir brukt til, blir det dessverre i mange tilfeller åpenbart at det ikke er det som skjer.  

Men hvordan får man vite, svart på hvitt, hvor mye tid man bruker på de forskjellige gjøremålene? Utfordringen ligger i at man ikke har gjort seg noen beregninger om hvor mye dette faktisk koster i hensyn til tid. Her gjelder det å identifisere tidstyvene, det vil si å finne ut hva HR-avdelingen, ledelsen og medarbeiderne bruker tid på som er unødvendig innfløkt og tidskrevende. Først når dette er identifisert kan man sette det i relasjon til hvordan digitale verktøy og prosesser kan gjøre arbeidet lettere, smidigere og raskere.