Digitalisering av HR gir færre feil og sparer tid og ressurser

Fordelene er mange med digitale HR-prosesser

Andelen som jobber hjemmefra, har økt betraktelig under pandemien, og mange bedrifter legger til rette for en fleksibel arbeidshverdag også etter at restriksjonene er borte. Dette stiller nye krav til HR – som må følge med og være tilgjengelige og effektive for alle ansatte, uansett om de jobber på kontoret eller hjemmefra. Det er store gevinster å hente på digitaliserte HR-prosesser med e-signering og digitale sjekklister.

– Fordelene med en digitalisert HR-prosess er mange. Firmaet får bedre oversikt samtidig som arbeidsprosessene blir strammere og mer effektive. Det trengs mindre tid til administrasjon og oppfølging, det blir enklere å håndtere personalsaker, og det skjer færre feil. Dessuten fører e-signering til økt sikkerhet og at sakene kommer raskt gjennom systemet, sier Michael Gyllenflykt, produktspesialist i SD Worx (tidligere Aditro) og ansvarlig for prosesser i People, SD Worx HRs masterdatamodul.

Gratis Guide: HR-grepene som kan redusere sykefraværet

Nye HR-funksjoner effektiviserer digitaliseringen

Med nye funksjoner blir arbeidet mer effektivt, og ledere kan i større grad selv håndtere onboarding og prosesser knyttet til oppstart av nyansatte. Det finnes for eksempel ferdige avtalemaler klare til bruk, signeringsprosessene går raskere, og dokumentene lagres automatisk i digitale arkiver.

– Vi har fått klare indikasjoner fra kundene våre på hva som gjør arbeidet deres enklere. Ut fra dette har vi utarbeidet tre funksjoner som vi tror kommer til å gjøre stor forskjell i digitaliseringen av HR-prosesser. Tidligere måtte HR for eksempel sende ansettelsesavtaler med post, i dag kan det fikses digitalt på bare noen få minutter, sier Michael Gyllenflykt.

De nye HR-funksjonene består av:

E-signering – Stadig flere kunder aktiverer funksjonen for e-signering, som gjør det mulig for alle parter å følge statusen i en sak, se hvem som har skrevet under, og korrigere eventuelle feil i sanntid. Det eliminerer behovet for manuell håndtering, sparer tid og sikrer at alt blir rett.
Sjekkliste – En digital sjekkliste som ledere kan bruke blant annet ved nyansettelser, og som gir informasjon om når det for eksempel er på tide å bestille datamaskin og gi brukertilgang. Sjekklisten kan dessuten benyttes av den ansatte for å huske å legge inn informasjon, som nærmeste pårørende eller private mobilnummer.
Mouseover – HR kan skrive forklarende tekster som kommer opp når lederen fører pekeren over et felt. Mouseover er en funksjon mange kunder etterspør fordi det sparer tid og reduserer risikoen for feil eller uklarheter i et digitalisert HR-arbeid.

HR-system: Book uforpliktende og personlig demo på SD Worx HR

E-signering gir en ekstra sikkerhet i digitaliseringen av HR-prosesser

SD Worx HR sender ut varsler om dokumenter som skal signeres, sammenstiller signaturer fra alle parter og lagrer avtaler i et digitalt arkiv. E-signeringen skjer i samarbeid med Scrive, og majoriteten av alle kunder bruker verifisering via Bank-ID.

– E-signering har store sikkerhetsfordeler. Scrive er en trygg partner, og sjansen for at avtaler skal komme på avveie, er lik null, forteller Michael Gyllenflykt.

Har du fått med deg disse?