Vi har enormt mange sesongansatte, det gjør det veldig spennende å være HR-sjef, forteller Nissemor Claus, HR-ansvarlig og medgründer i Juleverkstedet AS, en global familiebedrift hun driver sammen med mannen sin, CEO Santa Claus.
– Når det står på som mest er det fint å ha HR-løsninger som hjelper oss å holde kontroll på alle prosesser, både for å sikre at rekrutteringen går så raskt og smidig som mulig, at våre alvsatte føler seg sett og anerkjent, at alle blir lønnet med riktig antall pepperkaker og gløgg til riktig tid, og at flytiden er innenfor reglene for Rudolf og teamet hans.
Kort fortalt – systemer som gjør det enklere og morsommere, både å være leder og ansatt, og som i tillegg gjør at vi sparer tid, tid som vi bruker til å spre enda mer juleglede, forteller Nissemor.
Juleverkstedet har kun en liten andel fast ansatte, stort sett er det kun noen få alver her i lav-sesong, i tillegg til transportgjengen, forteller Nissemor. Rudolf og teamet hans er jo her hele året, mest på grunn av at de trives så godt med klimaet, da de digger snøen og det er både er midnattssol og sommerskikjøring her i nabolaget i lavsesongen, forteller Nissemor smilende. De fleste jobber ellers kun sesong.
– Det blir noen tusen alver å rekruttere hvert år. Men vi har nå digitalisert hele rekrutteringsprosessen slik at den går så effektivt som mulig. Vi fikk på plass digital signering for noen år siden, det har effektivisert prosessen betraktelig, da postgangen hit kan være nok så treg store deler av året, forteller hun.
Etter signering blir alle lagt inn i vårt HR-masterdatasystem, People, der vi har full kontroll over alle ansatte, fra alver til reinsdyr og andre hjelpere.
I fjor ble vi hacket og de fleste av våre Naughty-lister ble endret til Nice-lister. Det var en av alvene våre som feilaktig klikket på en link for en støttegruppe for pepperkakeavhengighet. Fort gjort, men det skapte stort trøbbel da vi måtte øke produksjonen med 23 %. Nå har regelmessig sikkerhetsopplæring og gode e-læringskurs for alle våre alvsatte.
Alle som begynner hos oss, blir godt ivaretatt i våre ulike onboardingsløp slik at de raskt blir kjent med nye rutiner og prosesser og får den oppfølgingen de trenger.
– Alle som jobber her trives så godt at de kommer tilbake år etter år, vi er heldige der.
Men hvert år er der jo som regel noe opplæring som skal gjøres, noe som er oppgradert, forbedret eller nye regler innen sikkerhet og HMS alle trenger å få med seg før sesongen starter, spesielt innen sikkerhet og personvern. Vi vil ikke ha en ny krise som for noen år siden, forteller Nissemor. Da ble vi hacket og de fleste av våre Naughty-lister ble endret til Nice-lister. Det skapte stor trøbbel i produksjonen forteller hun, da den måtte øke med 23 %. Men nå har vi både sikkerheten og all persondata på plass i trygge skyløsninger og gjennom gode e-læringskurser for alle alvsatte.
I HR-systemet har vi oversikt over hvilken alv som har hvilken kompetanse, slik at vi kan videreutvikle våre talenter på best mulig måte. Ønskene til deltakerne på Nice-listen blir mer og mer avanserte, og det krever jo en annen type kompetanse blant våre alvsatte i produksjonen enn tidligere. Det er jo viktig å følge med i tiden forteller NM Claus. Vi har regelmessig internkurser tilgjengelig i Learnifier for alle alver og reinsdyr som ønsker å videreutvikle seg.
I kompetansedelen i HR-systemet kan vi også definere våre mål, både overordnede og personlige og vi har som ambisjon å følge opp alle med regelmessige samtaler som vi registrerer i HR-systemet, slik at vi hele tiden sikrer maksimal trivsel og juleglede.
Appen for å registrere reiser og utlegg er så enkel at til og med Claus skjønner hvordan den skal brukes, forteller Nissemor med et smil.
Vi er nødt til å ha ordentlig styr på timene, ellers blir det fort kaos. I høysesong jobbes det på skift, og her er det viktig at riktige ressurser er på plass til riktig tid. Vi kan nok påstå at vi har økt produktiviteten og gjort livet til våre lederalver mye enklere, samtidig som julefreden er mer merkbar. Vi kan nå styre ressursbruken mer effektivt og følge med på hvor mange timer som brukes i hvert team. I våre løsninger har vi også full oversikt over fravær og ferier, og søknad og godkjenning gjøres enkelt via en app.
Lønnshåndteringen har vi outsourcet til SD Worx (tidligere Aditro). Da tjenesten kan skaleres basert på antall lønnsslipper per måned, forsto vi at dette var den mest effektive løsningen for oss. I tillegg er SD Worx eksperter innen faget, og da kan vi heller være eksperter på det vi er gode på – nemlig å spre juleglede forteller NM Claus.
Det blir mye reising, spesielt i desember forteller Nissemor. Reiseregningen til S. Claus og Rein-squad, som Rudolf kaller teamet sitt, er relativt massiv i etterkant av julen. Vi så oss derfor nødt til å digitalisere dette.
– Appen for å registrere reiser og utlegg er så enkel at til og med Claus skjønner hvordan den skal brukes, forteller Nissemor med et smil.
Vi har oversikt over all vår HR-data i kule dashboards. Dasher, en av reinsdyrene våre, syns løsningen er så kul at han kaller sitt snowboard for «Dashboard», det er jo litt funny ler hun.
De som leder de ulike teamene, Rein-squad, Team Elfish og de andre Alve-kohortene er utrolig fornøyd med oversikten de nå har til enhver tid på bl.a. overtid, timer, fravær mm.
Nå i desember viser rapportene noe økt overtid, men det er jo bare naturlig i vår bransje, men pga. HR-systemet har vi nå full kontroll og kan styre verkstedet bedre, og det er jo det som er målet, forteller Nissemor.
Nissemor Claus forteller avslutningsvis at hverdagen som HR-direktør er mye enklere nå som de har riktige løsninger på plass og automatiserte rutiner i administrasjonen. Vi har både mer fornøyde alvsatte, vi har økt trivselen enda mer, og vi ser at alle julegledemålingene våre er på topp forteller hun stolt. I tillegg har vi økt produksjonen i verkstedet uten å øke antall timer totalt pga. tiden vi sparer på automatiserte prosesser administrativt.
Vi har både mer fornøyde alvsatte, vi har økt trivselen enda mer, og vi ser at alle julegledemålingene våre er på topp forteller hun stolt. I tillegg har vi økt produksjonen i verkstedet uten å øke antall timer totalt pga. tiden vi sparer på automatiserte prosesser administrativt.
Bransje: En global familiebedrift med lang fartstid innen produksjon & distribusjon.
Løsninger hos SD Worx: