Outsourcing av lønn i den nye normalen

Fordeler og ulemper med outsourcing av lønn 

Fra SaaS til totaladministrerte tjenester finnes outsourcing av lønn i mange ulike former. Men uansett hvilken form du velger, er det en stor beslutning å overlevere noen eller alle lønnsoppgavene dine til en tredjepart. Før du bestemmer deg for hvilke lønnsoppgaver som skal outsources, kan det være greit å få all informasjon om mulige fordeler og ulemper.

Fordeler med outsourcing av lønn

1. Overholdelse av reglene for lønnsutbetaling 

Det har blitt mer komplisert å overholde reglene om lønnsutbetaling de siste par årene – og vi har ikke sett slutten på det ennå. For internasjonale selskaper er det enda mer utfordrende. Å ekspandere til nye territorier betyr å håndtere forskrifter som er spesifikke for hvert land og nyanser rundt viktige lønnselementer som skatt, fordeler og insentiver. Mangelen på lokal kunnskap eller fravær av en ekspert som kan gi deg råd om beste praksis og komme i kontakt når det er endring i lokal lovgivning, byr på problemer. Løsningen på alle disse (internasjonale) problemene knyttet til overholdelse av reglene er å la noen andre ta seg av dem. 

2. En kostnadseffektiv teknisk makeover 

Hvis lønnen din fortsatt avhenger av ulike, lokale lønnssystemer, dukker ordene «digital» og «transformasjon» sannsynligvis opp i tankene dine daglig. Outsourcing kan være en kjærkommen snarvei til enorme mengder data, neste generasjons verktøy og enorm kompetanse – med fordeler for både HR og ansatte. 

For HR:  Desentraliserte HR-team drar nytte av skybaserte løsninger for å administrere lønnsdata, noe som sikrer bedre datasynlighet. Videre kan integreringen av lønn med andre HR-moduler øke effektiviteten og redusere feil. Oppdateringer som forfremmelser, nedbemanning eller oppsigelser blir for eksempel automatisk gjort tilgjengelig for lønnstjenester. 

For ansatte:  Hybridarbeidere kan få tilgang til lønnsopplysninger eller elektroniske lønnsslipper gjennom partnerens selvbetjeningsprogrammer, som også bør tilby en nyansert brukeropplevelse. Med de samme verktøyene kan de enkelt registrere tid og fremmøte, som automatisk går videre til lønnsmodulen – noe som fører til riktig betaling til rett tid, uansett situasjon. 

3. Garantert kontinuitet 

HR- og lønnskompetanse besittes ofte av noen få enkeltpersoner. Den åpenbare risikoen er at når en sentral lønnsmedarbeider forsvinner, etterlater han eller hun et stort tomrom som blir stadig vanskeligere å fylle. Og uansett hvor godt du administrerer teamet ditt, kan de viktigste ressurspersonene dine også bli syke, dra på ferie, bli foreldre eller gå videre til nye faglige utfordringer. Ved å sette ut visse lønnsoppgaver, vil du proaktivt spare deg for mye hodebry. Partneren din vil utnevne en ekspert for HR-teamet ditt, og vil alltid ha backup-løsninger tilgjengelig for å sikre kontinuitet. 

4. Lavere kostnader i nødens stund 

Forventet du at kostnadene skulle være en av ulempene? Tenk deg om én gang til. Her er en rask presentasjon over hvordan man sparer penger ved outsourcing av lønn: 

• Lønnskostnader for interne lønnsmedarbeidere 
• Opplæringskostnader for å holde seg oppdatert på lover og forskrifter 
• IT-infrastruktur og/eller lisenser for lønnsprogram 
• Kostnader knyttet til menneskelige feil og datainnbrudd 

Som et resultat av den økonomiske nedgangen – som vi foreløpig bare ser starten av i henhold til noen kilder – ser du sannsynligvis ikke bare etter måter å redusere perifere aktiviteter på, men du ønsker også å effektivisere kjerneaktivitetene dine, for eksempel lønn. Å betale en månedlig, gjennomsiktig avgift til en lønnspartner i stedet for å etablere og opprettholde et omfattende internt lønnsøkosystem, passer definitivt til profilen. 

Les også: 4 tips om hvilke oppgaver som skal outsources

Ulemper med outsourcing av lønn 

1. Du begir deg inn i det ukjente med en, i utgangspunktet, fremmed partner 

Med mindre du eller kollegene dine har betydelig erfaring med en bestemt outsourcingspartner, vil det alltid være et sjansespill å velge en tredjepart. Kanskje partneren din aldri har håndtert visse aspekter av lønnen din, for eksempel fagforening eller sykkelgodtgjørelse. Andre risikoer kan være at partnerens lønnsprogramvare ikke kobles godt til systemene dine, at sensitive data ikke er helt trygge, at det tar mye tid å rette feil, at partneren din går konkurs, osv. … Du forstår hva vi mener. Derfor er det uunnværlig å undersøke godt på forhånd og ta en grundig bakgrunnssjekk. Denne sjekklisten for lønnspartnere kan være en god start. 

2. Betalte tjenester du ikke trenger 

Noen lønnspartnere tilbyr tilleggstjenester og lokker selskaper til å inngå kontrakter ved å tilby kombinasjonsavtaler. Andre potensielle partnere tilbyr bare outsourcing av strukturelle forretningsprosesser, og kan overbevise deg om å outsource lønnsoppgaver du heller vil holde internt, for eksempel svare på spørsmål fra kolleger. I alle fall kan du tydelig definere hva du leter etter for å være utrustet mot sleipe salgsframstøt. Og fremfor alt, husk at det er mange typer outsourcing, og pålitelige partnere vil alltid tillate deg å starte forsiktig og overlevere flere oppgaver – eller ikke – etter hvert som tilliten din til dem vokser. 

3. Ingen utvikling av intern kunnskap 

Å henvende seg til noen andre for lønnsekspertise betyr automatisk at ditt eget HR-team mister kontrollen med hvordan det gjøres. Med andre ord, hvis du bestemmer deg for å skille lag med outsourcingspartneren din, er sjansen stor for at du trenger ekstra opplæring for å komme i gang – det er ikke til å unngå. Hvis partneren din på den annen side viser seg å være verdt pengene, vil du få tilgang til mer kompetanse enn du noen gang kunne ha samlet på egen hånd. Kort sagt, du vil dra nytte av uendelige juridiske muligheter uten å måtte bry deg med å at alle aktiviteter skal utføres i samsvar med gjeldene lover og forskrifter. Nok en gang er grundig sjekking nøkkelen til suksess.

Og et godt tips til slutt: Finn en lønnspartner som gir deg innsyn i dokumentbehandlingen, bare for sikkerhets skyld.