Forbedret onboarding med støtte fra HR-systemet

Da en av SD Worx sine egne HR-avdelinger gikk gjennom onboardingprosessen sin, oppdaget vi store forskjeller i hvordan den fungerte internt. For å forbedre onboardingprosessen ble det identifisert flere forbedringspotensial. To viktige deler var å utnytte HR-systemene bedre og ta vare på den interne kompetansen som finnes i selskapet.

Å finne og beholde talenter blir stadig vanskeligere. I dag forlater mer enn en tredjedel av de nyansatte bedriften de jobber for allerede det første året. Dette medfører kostbare, gjentatte rekrutteringsprosesser for organisasjoner som egentlig trenger å legge ressursene sine på andre utviklingsområder. Så hvordan kan du forbedre onboardingprosessen din og få nye medarbeidere til å trives og bli lenger?

En som var med i prosjektet er Fanny Fremdling, People Business Partner hos SD Worx. Hun mener at en mer automatisert preboarding og tydeligere forventninger er viktige suksessfaktorer i forbedringen. Men å bruke systemene og selskapets interne kompetanse som støtte i onboardingen, er minst like viktig for å skape en bedre onboardingprosess.

Bruk HR-systemer som støtter målet

Når du vurderer onboardingprosessen din, må du først bestemme hva målet med det skal være. Formuler hvordan du vil at den nye medarbeideren skal føle seg når hen kommer til bedriften din. Først da kan du gå gjennom hvordan din onboarding skal se ut og utforske hvilke HR-systemer som kan støtte deg på veien.

Heldigvis finnes det i dag mange systemer som kan automatisere administrativt arbeid, og støtte medarbeidere og ledere på ulike måter.

“Vi innså at vårt eget HR-system kunne lette veldig mye ved for eksempel å sende ut automatiserte e-poster og sette mål. Men også hjelpe lederne med forberedelsene før onboardingen gjennom for eksempel automatiserte påminnelser til lederne om å starte forberedelsene, noe som vanligvis går ut 30 dager før den nye medarbeideren begynner. Våre ulike organisasjoner kan også dele sine beste praksiser med hverandre via intranettet og på den måten lærer vi av hverandre”, forteller Fanny.

Utpek en ”buddy” i onboardingen

For en tryggere start for den nye medarbeideren, kan det være nyttig med en “buddy” som ønsker velkommen og tar vare på den nyansatte. Helst bør det være noen utenfor teamet da formålet er å raskt få i gang den nye kollegaens sosiale nettverk i bedriften, og ikke bare møte sine nærmeste kolleger.

“Ofte utpeker bedrifter en mentor for å introdusere en nyansatt til arbeidsoppgavene og i tillegg sørge for at det sosiale fungerer. Det har imidlertid vist seg å være mindre effektivt. Det er bedre å utpeke både en buddy og en mentor for å fordele ansvaret på to personer. Det blir da tydeligere roller for hver av dem, og de får også mer tid til å rekke sine vanlige arbeidsoppgaver”, sier Fanny.

Takket være disse og andre endringer i onboardingsprosessen, kunne SD Worx på kort tid se gode resultater og fikk mye positiv tilbakemelding fra sine nyansatte.