Bedre preboarding – tryggere start for den nyansatte

Mer enn hver tredje nyansatt forlater virksomheten de jobber for i løpet av det første året. Å finne de rette talentene og klare å beholde dem er vanskeligere enn noen gang. Gjentatte rekrutteringsprosesser er kostbare, både i form av tid, krefter og penger. Så hvordan kan du få dine nye medarbeidere til å trives og bli værende i din bedrift? Vi gir deg tips om hvordan du kan optimalisere din preboarding og forberede deg på den kommende onboardingen.

I begynnelsen av 2023 gikk en av SD Worx sine egne HR-avdelinger gjennom onboardingprosessen sin. De hadde identifisert store forskjeller i hvordan prosessen fungerte internt og satte opp en prosjektgruppe for å prøve å forbedre onboardingreisen.

Med våre nye prosesser har vi i dag klart å øke minimumsnivået i alle deler av onboardingen og gjort det lettere for alle involverte parter. En av nøklene til forbedringen var en mer automatisert preboarding.

Automatiser preboardingen

Det er viktig å skape tillit og en følelse av tilhørighet for din kommende kollega allerede i preboarding-stadiet, det vil si tiden før den nyansatte har hatt sin første dag på jobben.

Fanny Fremdling, People Business Partner hos SD Worx, forklarer:

“Vi har automatisert flere faser av onboardingen. Allerede i preboarding-fasen sender vi ut automatiserte e-poster for å introdusere vår organisasjon for den nyansatte, og vi har automatiserte påminnelses-e-poster til sjefen, så hen holdes oppdatert. Det gjør det raskere og enklere å komme i gang, og det gir en følelse av trygghet både for den nyansatte og kollegaene de første arbeidsdagene.”

Presenter bedriften tidlig for den nyansatte

I informasjonen som sendes ut til den nye medarbeideren under preboardingen, inngår blant annet en oppsummering av hva onboardingen vil inneholde. Den nyansatte ønskes velkommen og får et overordnet bilde av onboardingens ulike deler, for eksempel at en buddy/mentor vil støtte litt ekstra i begynnelsen, hvilke introduksjoner som er planlagt og selvfølgelig at det vil bli mulighet til å bli kjent med de nye kollegaene.

I disse preboarding-utsendelsene introduserer vi også våre verdier, hvilke fordeler vi tilbyr, avtaler og annen praktisk informasjon som er bra å vite allerede før første arbeidsdag.

“Det er viktig å opprettholde engasjementet til den nye medarbeideren da det kan ta lang tid, ofte 2-3 måneder, fra medarbeideren signerer sin arbeidsavtale til hen er på plass. Derfor er det viktig å knytte bånd og få medarbeideren til å føle tilhørighet med den nye arbeidsgiveren tidlig”, sier Fanny.

Sett tydelige forventninger

De fleste kan nok kjenne seg igjen i at det å begynne på en ny arbeidsplass kan oppleves overveldende. Det er ofte mye informasjon å ta inn på en gang. Derfor er det viktig at du som arbeidsgiver setter tydelige forventninger som føles rimelige for medarbeideren. I SD Worx jobber vi med det vi kaller “30-60-90-mål”, det vil si mål for 30, 60 og 90 dager frem i tid.

“Når du setter tydelige mål for første kvartal, og bryter det ned i mer kortsiktige delmål, blir det enklere for den nye medarbeideren å forstå og ta til seg målene. På den måten fjerner du en del forvirring hos den nyansatte, og hen får en tryggere start og en klarere vei framover. Det føles da mer håndterbart og gjennomførbart, og reduserer risikoen for å bli overveldet”, avslutter Fanny.

Les også: Forbedret onboarding med støtte fra HR-systemet