Den komplette guiden til god onboarding: Slik skaper du en effektiv prosess for nyansatte

Onboarding er prosessen med å integrere nye medarbeidere i organisasjonen. Dette inkluderer både det praktiske (som å sette opp e-postkontoer og arbeidsverktøy) og det strategiske (som å introdusere bedriftskultur og bygge relasjoner).

Hvorfor er onboarding viktig?

Øker lojalitet: Ansatte som opplever god onboarding, er mer sannsynlig til å bli værende i selskapet over tid.
Høyere produktivitet: Med en strukturert og effektiv onboardingprosess blir nyansatte raskere produktive.
Forbedret trivsel: God onboarding reduserer stress og usikkerhet.

Fakta: Ifølge forskning koster dårlig onboarding bedrifter millioner i form av høy turnover og lav produktivitet.

Preboarding er perioden mellom signering av arbeidskontrakten og første arbeidsdag. Mange bedrifter undervurderer denne fasen, men det er her du kan bygge forventning og trygghet hos den nye medarbeideren.

Tiltak for preboarding:

Velkomstpakker: Send en e-post med praktisk informasjon, en link til bedriftens preboarding-side og introduksjonsvideoer.
Sosial inkludering: Inviter den nye medarbeideren til relevante teammøter eller sosiale arrangementer som skjer før oppstart.
Forberedelse for ledere: Sørg for at lederen mottar en sjekkliste og nødvendige ressurser for å forberede første dag.

Tips: Vi vil oppmuntre ledere til å sende en personlig velkomstmelding. Det skaper en varm og inkluderende opplevelse.

Første dag på jobb setter tonen for resten av ansettelsen. Målet er å gi nyansatte en følelse av mestring og trygghet fra første øyeblikk.

Sjekkliste for første dag:

• Gi en varm velkomst og introduksjon til teamet.
• Overlever en oversikt over oppgaver og mål for de første 30 dagene.
• Gjennomfør en omvisning og introduksjon til arbeidsplassen.
• Sett opp nødvendige verktøy som PC, e-post og programvare.
• Gi tilgang til digital onboarding-materiale, som FAQ, opplæringsvideoer og policy-dokumenter.

Husk: En god første dag handler ikke bare om det praktiske, men også om å gjøre nyansatte komfortable og motiverte.

Effektiv onboarding handler om å bygge kunnskap og trygghet gradvis. Vi i SD Worx anbefaler en 30-60-90-dagers plan som tydelig definerer hva som skal oppnås i hver fase.

De første 30 dagene:

• Fokus på grunnleggende opplæring, som sikkerhet, IT-verktøy og arbeidsrutiner.
• Oppmuntre til relasjonsbygging med teamet gjennom møter og sosiale aktiviteter.
• Tilby en mentor eller buddy for støtte.

De første 60 dagene:

• Gradvis introduksjon til mer komplekse arbeidsoppgaver.
• Tydelige ukentlige mål som følges opp i samtaler med lederen.
• Evaluering av progresjon gjennom spørreundersøkelser.

De første 90 dagene:

• Fokus på å utvikle selvstendighet i arbeidsoppgavene.
• Gi mulighet til å delta i strategiske prosjekter.
• Tilby tilbakemeldinger og juster onboardingprosessen basert på erfaring.

Tips: Nysgjerrig på SD Worx` onboardingsystem? Les mer her.

Steg 4: Rollefordeling – Buddy og mentor

For å sikre en helhetlig onboardingprosess bør nyansatte få støtte fra både en buddy og en mentor.

Buddy: En kollega som hjelper med praktiske og sosiale aspekter i løpet av de første ukene.
Mentor: En erfaren medarbeider som gir faglig veiledning og hjelper den nyansatte med å mestre sin rolle over tid.

Tips: Sørg for at buddy og mentor har tid og ressurser til å følge opp på en god måte.

Les også: Forbedret onboarding med støtte fra HR-systemet

Det er vanlig at nyansatte opplever en «to-månedersdipp», hvor motivasjonen kan falle. Dette kan skyldes økende krav eller usikkerhet rundt egen progresjon.

Hvordan løse det:

• Bekreft at det er normalt å føle slik.
• Vis til konkrete mål og milepæler som allerede er nådd.
• Gi ekstra støtte og oppmuntring.

Steg 6: Evaluering og kontinuerlig forbedring

Onboarding slutter ikke etter 90 dager. For å sikre langsiktig suksess bør prosessen evalueres og justeres kontinuerlig.

Mål å evaluere:

• Medarbeidernes trivsel og opplevelse.
• Tidslinjen for når de oppnår full produktivitet.
• Tilbakemeldinger fra spørreundersøkelser og samtaler.

Tips: Bruk et HR-system til å automatisere oppfølging, innhente tilbakemeldinger og gi påminnelser om milepæler.

Oppsummering: En investering i fremtiden

Onboarding er mer enn bare en velkomstprosess – det er en investering i bedriftens fremtid. Med en strukturert tilnærming, fokus på relasjonsbygging og bruk av teknologi kan du sikre at nyansatte får en god start som varer.

Ønsker du hjelp med å forbedre din onboardingprosess? Ta kontakt med oss i SD Worx for skreddersydde løsninger som passer dine behov.