Kontrollert overgang til nytt HR- og lønnssystem
Da Kongsberg Defence & Aerospace (KDA) skulle oppgradere HR- og lønnssystemene sine, gikk de grundig til verks – både i forarbeidet og i implementeringen.
Kongsberg Defence & Aerospace (ofte forkortet til KDA) er en enhet i Kongsberg Gruppen som spesialiserer seg på produksjon av teknologi for forsvars- og romfartssektoren.
Frem til april i fjor hadde KDA en «on prem»-løsning for HR og lønn, men det siste året har selskapet tatt steget opp i skyen. Valget falt på SD Worx' nyeste skybaserte løsning.
Det var imidlertid ikke alle de avanserte funksjonene og løsningene som ble avgjørende for valget, men tryggheten og stabiliteten i samarbeidet.
– SD Worx er en god partner for oss. Vi har hatt et samarbeid i mange år, og det er god match, sier Mette Kokkvoll Hagen, senior HR-rådgiver i Kongsberg Defence & Aerospace.
Ville starte kontrollert
– Vi vet at mange har hatt utfordringer med å bytte til nye HR- og lønnssystemer. Men vi forberedte oss godt og konsentrerte oss om det viktigste først, som dataflyt og grunnleggende funksjoner. Resultatet er en overgang som har gått veldig bra, sier Kokkvoll Hagen.
Kongsberg Defence & Aerospace er et stort selskap i Kongsberg Gruppen, med 3500 ansatte. Derfor var det viktig å få til en kontrollert overgang til nytt HR- og lønnssystem, som ikke ville påvirke de ansattes arbeidshverdag negativt.
– En virksomhet på vår størrelse må tenke nøye gjennom hver endring. Før vi i det hele tatt begynte å bruke systemet på ordentlig, fikk en gruppe hos oss teste det over en periode. Det ga verdifull innsikt. Og da vi først begynte å bruke det, startet vi med det grunnleggende, sier hun.
Etablerte tverrfaglig team internt
Hun mener det er lett å bli blendet av nye og «fancy» funksjoner. Den fellen ville hun ikke gå i.
– Systemene til SD Worx er så fleksible at det kan bli så fancy og avansert som vi bare vil, men vi ville ikke bite over for mye samtidig. Vi valgte å fokusere på det som virkelig betyr noe for den daglige driften. Fra start fikk vi et system som løste de grunnleggende behovene våre, og så har vi lagt til mer avansert funksjonalitet etter hvert, sier HR-rådgiveren.
For å håndtere omstillingen som nytt HR- og lønnssystem medfører satte Kongsberg Defence & Aerospace sammen et tverrfaglig team internt – representert av ansatte med spisskompetanse innen HR, lønn og IT.
– Det er vesentlig for en implementasjon at KDAs tverrfaglige team har jobbet tett med SD Worx. Det er viktig at HR, lønn og IT finner løsninger sammen for at dataflyt og HR-prosesser skal løses effektivt. HR-data og HR-prosesser påvirker lønn og IT, og da må vi ha en felles forståelse av ulike scenarioer og utfordringer, sier Kokkvoll Hagen.
Redusert tidsbruk med 50 til 75 prosent
Selv om ikke alt er helt på plass etter overgangen til SD Worx-skyen, er Kokkvoll Hagen strålende fornøyd med den nye arbeidshverdagen.
– Takket være SD Worx har vi fått et moderne system for HR og lønn som snakker sammen. Med det har vi klart å kutte ned tidsbruken betraktelig. Mange oppgaver går veldig mye raskere nå, og vi unngår at unødvendig ledigtid, altså at dokumenter blir liggende og vente på godkjenning, for eksempel, sier hun – og forklarer med et eksempel:
– Nå bruker vi ti minutter på å sende ut et tilbud til en arbeidssøker. For bare noen få år siden var det en mye mer tidkrevende prosess. Et grovt anslag er at vi har redusert tidsbruken per transaksjon med mellom 50 og 75 prosent.
Vokser globalt sammen
Denne effektiviseringen er helt avgjørende for at KDA skal kunne vokse videre. Virksomheten vokser med 10 til 15 prosent årlig.
– For ti år siden hadde vi bare en tredjedel av de ansatte vi har nå. Når antallet ansatte vokser, blir det flere oppgaver å håndtere. Derfor trengte vi et system som kunne vokse sammen med oss og håndtere alle disse endringene, sier Kokkvoll Hagen.
De neste årene kommer Kongsberg Defence & Aerospace til å vokse mer globalt. Da er det en trygghet å vite at SD Worx er et internasjonalt selskap.
– SD Worx er på en utviklingsreise som ligner vår, noe som gjør dem til en ideell partner for oss. De forstår behovene og utfordringene våre. Vi utvikler oss på en måte i tospann, noe som skaper en dypere forståelse og trygghet i vårt valg av SD Worx som en strategisk partner, sier hun.