BDO flyttet lønn til skyen – frigjorde tid og fikk full kontroll

I tillegg til å levere tjenester innen revisjon, regnskap og rådgivning, hjelper BDO sine kunder med lønnstjenester og lønnssystemer. Da er forventningen at alt bare skal være riktig. Deres kompetanse og valget av SD Worx frigjør tid, og gir både kunden og BDO full kontroll.

BDO Norge har kontorer over hele landet, med totalt over 2000 ansatte som håndterer alt fra store internasjonale kunder, til små og mellomstore bedrifter. På kontoret i Oslo jobber Hege-Karina Kvalvik og Dennis Sjögren. Hege er leder for team ERP Lønn, som leverer lønnssystemer og brukerstøtte til både BDOs lønnsavdelinger og direkte til kundene. Kontoret har ikke mindre enn 4 lønnsteam, disse leverer over 7000 lønnsslipper i måneden, nasjonalt og internasjonalt, i de systemene som passer for hver enkelt kunde. Dennis leder disse lønnsteamene.

Sammen har Hege og Dennis bred erfaring innen lønn og HR, og systemene som brukes til dette.

Må utfordre lønnsleverandøren i større grad

BDO har en stor kundegruppe i SMB-markedet, altså virksomheter som ikke alltid har en egen HR- eller lønnsavdeling. I slike bedrifter er det ofte kun én person som sitter med oppgaven å kjøre lønn, eller andre HR-relaterte administrasjonsoppgaver. Dette er sårbart, og opptar viktig tid som ellers kunne vært brukt til bedriftens kjernevirksomhet.

– Det er en grunn til at disse heller kjøper lønnstjenester. De ønsker ikke å bruke tid på det selv, men de vil likevel ha kontrollen. Ved at vi har et system som vi har full kontroll på, og som i stor grad er automatisert, frigjøres tid hos både kunden og hos våre egne lønnskonsulenter, forklarer Sjögren.

– Å flytte mange av våre kunder over på et nytt system er en krevende operasjon. Samtidig som vi sa ja til SD Worx, ansatte vi Hege som en del av forberedelsen til det, og det har vært helt avgjørende for at migreringen har gått bra. Hun har jobbet tett med SD Worx, stilt krav og pushet på for at dette skulle bli den riktige løsningen for oss, sier Sjögren.

I prosessen med å overføre mange av BDOs kunder fra det gamle systemet til SD Worx har Kvalvik jobbet tett med systemleverandøren for at overgangen skulle gå så smertefritt som mulig.

– Jeg er systemeier for SD Worx hos BDO, og vil bistå mine kollegaer ved andre lokasjoner når de går i gang med systemet. Det har vært en veldig spennende og lærerik prosess for oss. Våre kunder har høye forventninger til våre leveranser, og da er det naturlig at vi utfordrer systemleverandøren videre. Vi opplever det som veldig positivt at vi har kunnet sparre med SD Worx om videre utvikling av deres produkter. Dette tror jeg mange leverandører av lønnstjenester kan bli enda bedre på, oppfordrer Hege.

Har laget en «best practice» på hvordan de skal jobbe med lønn

BDO utfordrer gammel metodikk og har jobbet mye med å lage såkalt «best practice» på hvordan de skal jobbe med lønn i SD Worx. Disse rutinene og metodene deles mellom BDOs egne kontorer, og dermed kunder over hele landet.

– Det at vi får utarbeidet gode rutiner gjør at lønnskonsulentene våre føler seg trygge. Dette overføres i sin tur igjen til kundene, som vil få smidige prosesser knyttet til lønn, sier Kvalvik.

Lønnssystemet jobber for oss

Vi har blant annet bygget integrasjoner som gjør at vi kan overføre alle data fra det gamle systemet med de riktige parameterne, forteller Kvalvik.

Hun er også åpen på at lønnskonsulenter vanligvis har et stort kontrollbehov. I overgangen til det mer automatiserte verktøyet til SD Worx blir de utfordret på måten de jobber på.

– Det er lett å ta med seg gammel metodikk og tankegang inn i et nytt system, og det har vært veldig viktig å fri seg fra det her. I det nye systemet har vi større muligheter til å se at systemet jobber for oss, og konsulentene har måttet lære seg å stole på systemet, avslutter hun.