Viktige utfordringer med Internasjonal HRM i forhold til Workforce Management

IHRM og HRM

Det finnes noen viktige forskjeller mellom HRM (Human Resource Management) og IHRM (Internasjonal HRM), der sistnevnte er mer kompleks. Når arbeidsstyrken er fordelt på ulike land, og arbeidsoppgavene utføres i en annen kontekst, stilles det ytterligere krav til HR-avdelingen. Vi tar en titt på forskjellene og hvordan de kan håndteres på best mulig måte. 

Hva er forskjellen på IHRM og HRM? 

Ansvarsområdet til HRM er svært bredt. Det inkluderer, men er ikke begrenset til, rekruttering og ansettelsesutvalg, onboarding, opplæring og utvikling. Videre inkluderer det å beholde og ta vare på medarbeidere, lønnsadministrasjon, kommunikasjon om kompensasjon og fordeler mellom ledelsen og personalet, samt bedriftskultur. Men det er en viktig forskjell mellom lokale og internasjonale HR-team på to områder: fokuset på den enkelte medarbeider og utførelsen av grunnleggende arbeidsoppgaver. 

Fokus på den enkelte medarbeider

Der HRM fokuserer på rekruttering av nye medarbeidere og samtidig beholde nåværende medarbeidere, forhandle om lønn og overvåke og håndtere prestasjoner, har IHRM et enda bredere perspektiv. Hovedfokuset er å balansere mellom sentralisert kontroll og koordinasjon på hovedkontoret, samt tilpasse seg lokale arbeidsmiljø.  

Utførelse av grunnleggende arbeidsoppgaver

Tre elementer skiller seg ut ved implementering av grunnleggende arbeidsoppgaver med HRM og IHRM: 

• Geografisk fordeling av medarbeidere. 
• Kulturforskjeller mellom ulike steder der organisasjonen driver virksomhet. 
• Lokal lovgivning og arbeidsmiljølovgivning. 

For begge disse viktige områdene må utfordringene for IHRM anerkjennes før de kan håndteres. 

Hvilke utfordringer står IHRM overfor? 

1. Etablere en sterk bedriftskultur 

For en organisasjon med kontorer på flere steder, med hovedkontoret i ett land og datterselskaper i andre land – er det viktig å etablere og oppmuntre til samme bedriftskultur på tvers av hele organisasjonen. 

2. Finne riktig balanse 

I et forsøk på å bygge en sterk bedriftskultur, finnes det ofte mange lokale sedvaner og praksiser, lover og begrensninger som må integreres eller elimineres. 

Alle medarbeidere må føle seg som en integrert av del av organisasjonen, der behovene deres blir evaluert og behandlet på lik linje. Dette er den globale standarden. Men det kan også være andre fordeler som varierer fra land til land, f.eks. bil- eller diettgodtgjørelse, og dette må håndteres på lokalt nivå. 

Behovet for å integrere globale standarder med lokale behov, krav og forpliktelser er den største utfordringen for IHRM. Og beslutningen om hva som kan standardiseres og hva som må avgjøres på lokalt nivå, må være klart definert ut ifra lokale behov, ikke ut ifra standardene fra en sentralisert HR. 

3. Utvikle en tydelig organisasjonsstruktur 

For å kunne drive en organisasjon på en smidig måte, er det viktig ha en tydelig ansvarsoversikt. Enten det er en matriseorganisasjon eller hierarkisk organisasjon, må det være klart hvor rapporteringslinjene ligger. 

Uten en tydelig organisasjonsstruktur risikerer du kaos. En tydelig organisasjonsstruktur forenkler kommunikasjonen i et internasjonalt konsern, og i en slik struktur er det også viktig med en overordnet HR-ansvarlig. 

Selv om hvert datterselskap i de ulike landene styres lokalt av en lokal administrerende direktør med et visst ansvar, er det fortsatt et behov for å rapportere til en overordnet HR-ansvarlig som også er ansvarlig for å fastsette målene i personalpolicyen. 

5. Sikre transparent rekruttering og utvalg 

Ofte vil multinasjonale selskaper ansette toppledere fra hovedkontoret i lokale toppstillinger. Dette med tro på at det er den beste metoden for å opprettholde kontroll og sikre konsekvent tilnærming. Men i praksis kan prestasjonene til disse internasjonale topplederne bli hemmet av språkproblemer, kulturforskjeller, lokale sedvaner og praksis. 

Derfor kan en strategi med å tiltrekke seg kvalifiserte lokale kandidater allerede i startfasen, gi organisasjonen nye og ulike perspektiver uten å utvanne kulturen. 

6. Oppfylle sosiallovgivningen 

Sosiallovgivning kan være svært forskjellig fra land til land, til og med på lokalt nivå. Lønnsadministrasjon er en av de mest delikate ansvarsområdene for HRM, og kompleksiteten øker i takt med internasjonal ekspansjon. Derfor er det viktig å finne ut hvordan man kan automatisere disse prosessene, med den riktige programvaren for lønnsadministrasjon, som også tar hensyn til lokale forhold. 

7. Revurdere eksisterende verktøy 

I rapporten «What Challenges Do Multinational Firms Face In The HR Department», har forskere analysert produktiviteten hos multinasjonale organisasjoner. De antyder at produktiviteten kan økes betraktelig hvis HR-avdelingene i de ulike landene bruker de samme IT-systemer, skjemaer og prosesser ved håndtering av medarbeiderrelaterte saker. 

Dette virker kanskje åpenbart, men virkeligheten er ofte en helt annen. Den globale tilnærmingen innebærer et behov for å revurdere eksisterende HR-verktøy på hovedkontoret, opp mot verktøy fra et oppkjøpt utenlandsk selskap, for å skape felles systemer og en ensartet tilnærming. 

Hva er fordelene med IHRM? 

Selv om utfordringene med IHRM er komplekse, finnes det også mange fordeler: 

1. Konsekvent kundeopplevelse 

En global HRM-tilnærming skaper et strømlinjeformet, effektivt og støttende HR-landskap, noe som sikrer at alle medarbeidere blir behandlet og vurdert på lik linje, uansett hvor de befinner seg. Sentralisert HRM sikrer at personalet kan forholde seg til samme filosofi overalt. 

2. Reaktiv krisestyring 

Koronapandemien tvang organisasjoner til å benytte seg av hjemmekontor med umiddelbar virkning, uten forhåndsplanlegging. Mange organisasjoner sto overfor store problemer, men ble raskt klar over viktigheten av digitalisering og bruk av skyløsninger, for å sikre forretningskontinuitet i en krisesituasjon. 

Men ikke alle organisasjoner har lovbestemmelser for midlertidige arbeidsavtaler. En overordnet HR-ansvarlig som koordinerer og justerer alt på lokalt nivå, er viktig, noe vi så et eksempel på i starten av koronapandemien. Og ettersom situasjonen kan endres raskt, er behovet for en global tilnærming støttet av fleksible og tilpassbar programvare viktigere enn noensinne. 

Les også: 5 gode HR-praksiser for virksomheter i "den nye normalen".

Hvorfor skal du begynne med en internasjonal Workforce Management-løsning? 

Hele 15 % av europeiske selskaper bruker fortsatt papirbasert fraværsregistrering når det gjelder tid- og tilstedeværelse, noe som gjør internasjonale HR-utfordringer mer utfordrende. Men 40 % av europeiske selskaper anerkjenner at effektiv HR-effektivitet gir dem en betydelig fordel. 

Blant organisasjonene som allerede bruker programvare for registrering av timer-, fravær og nærvær,  sier nesten en tredjedel at de bruker dette i forbindelse med hjemmekontor og fjernarbeid. Dette tallet forventes å stige betraktelig i tiden fremover, blant annet fordi medarbeiderne krever stadig bedre løsninger. 

Hjemmekontor skaper også økt kompleksitet ettersom medarbeiderne i dag befinner seg på ulike steder, noe som gjør det enda enklere å velge en internasjonal Workforce Management-løsning til organisasjonen din. 

Les også: Fire grunner til at du bør prioritere en workforce management-løsning.