Slik påvirkes lønnsavdelingen i krisetider

Varierende grad av utfordringer

Korona har ført til at regjeringen gradvis har innført restriksjoner, anbefalinger og endringer i lover og regler som har påvirket lønnsavdelingens arbeid. Dette har generelt ført til store utfordringer for de aller fleste arbeidsplasser, og det innebærer at lønnsavdelingene stadig må tilpasse seg nye regler. For de som jobber med lønn, har situasjonen i mange selskaper vært spesielt merkbar.

Så hva er det som gjør at lønnsarbeidet i noen bedrifter er mer utfordrende enn hos andre?

Corona – en stresstest for digital modenhet

FHI kunngjorde nylig at du som har muligheten til å jobbe hjemmefra, bør fortsette å gjøre det. Det at jobben har vært basert hjemme siden tidlig på våren har blitt en stresstest for mange virksomheter, og for dine ansatte. Ikke minst for de som jobber med lønn. Endringene har vist hvor tilpasningsdyktige og tilrettelagt bedrifter er til å la de ansatte jobbe fullt digitalt og eksternt.

Er våre arbeidsmåter virkelig tilpasset en slik virkelighet?

Fra den ene dagen til den andre oppstod et arbeidsliv der du ikke lenger hadde mulighet å jobbe på grunnlag av fysiske dokumenter, samlet i permer på kontoret. For at arbeidet skulle kunne flyte smertefritt, måtte all slik informasjon – selv før utbruddet av coronavirus – være tilgjengelig digitalt.

Nye regler og midlertidige lovendringer – en belastning for lønnsavdelingen

Tilpasning til utelukkende digitalt arbeid hjemmefra var imidlertid noe som rammet nesten alle som jobber på et kontor. Det som særlig har rammet ansatte, var at det på kort tid ble tatt et stort antall avgjørelser som påvirket lønnsutbetalingene. Beslutninger om for eksempel kortsiktige permitteringer, karens, arbeidsgiveravgift og andre faktorer krevde rask tilpasning. For slike endringer krevde at de nye reglene og lovene ble tolket riktig – og det raskt. I tillegg var det også nødvendig å teknisk konfigurere lønnssystemene slik at lønn kunne beregnes riktig.

Lønnsavdelingen er sårbar

Lønnsavdelingen, en allerede sårbar rolle i organisasjonen, med relativt få ressurser, der levering er veldig tidskritisk, ble enda mer belastende på kort tid. Mange av faktorene som spiller inn i det daglige arbeidet ble fullstendig eliminert.

Endringer som skjer plutselig har derfor satt enorme krav til bedrifters evne til å jobbe digitalt, men også til den interne kunnskapen om lønnsprosesser. Hvis de riktige verktøyene og applikasjonene ikke er på plass, vil det være bedriftens ansvar å bygge opp nye prosesser for lønnsstyring – noe som krever enorm manuell innsats og som er vanskelig å koordinere ettersom alle må jobbe hjemmefra. I tillegg er spesialkunnskap vanligvis ikke tilgjengelig internt for å tolke avtalene riktig.

Din leverandør må tilby partnerskap – ikke bare systemer

For å kunne tilpasse lønnsarbeidet til de nye forholdene og regelverket, er det noen ting som er viktig å tenke på. Det er avgjørende at du ikke bare har systemer som skaper de rette forholdene for å arbeide digitalt og eksternt, og sørge for at lønnsberegningene er riktige. Det kreves også at systemleverandøren for lønn tilbyr et partnerskap der de kan avlaste lønnsavdelingen i en stressende situasjon ved å levere riktig kunnskap. For eksempel ved å tolke regelendringene og systematisk sette dem opp på riktig måte.

For et ekte partnerskap varer samarbeidet med en slik leverandør over tid, noe som betyr at en optimal løsning skal være skalerbar basert på dagens behov og skape mulighet til å gå fra sky eller SaaS til rene outsourcingsmodeller – eller noe der imellom. En fleksibel forretningsmodell med en partner som ikke bare er systemleverandør, men som også kan tilby ekte support, råd og inngående fag og systemkunnskap når det trengs mest.

Hvordan har lønnsarbeidet i din virksomhet blitt påvirket av koronapandemien?
Har du spørsmål eller utfordringer innen lønnsområdet, er vi her for å svare på dem. Ikke nøl med å ta kontakt!