5 vanlige feil når du skal modernisere HR- og lønnsprosesser

Ta de rette valgene

Det er ingen tvil om at et nytt HR- og lønnssystem kan gjøre underverker for bedriften din. Likevel finnes det noen bananskall du bør passe deg for på veien. Her har vi samlet de fem vanligste fellene bedrifter går i når de skal modernisere HR- og lønnsprosessene sine.  

1.) Du har ikke tenkt godt nok igjennom hvorfor du vil bytte HR- eller lønnssystem

Dette er det vanligste feilskjæret bedrifter gjør, og et slags refreng som kan gjentas etter hvert av de andre punktene. Det høres kanskje åpenlyst ut, men før du endrer HR- og lønnssystemet ditt, er det viktig at du har spurt deg selv om hvorfor du har begitt deg ut på denne reisen. 

I de aller fleste tilfeller har man en god grunn til å skifte ut systemene sine, men mange dropper likevel å kartlegge hva de konkret ønsker å oppnå med endringen. Hvor vil dere at bedriften skal være når det nye systemet er på plass? Ta frem penn eller tastatur og besvar dette spørsmålet grundig før dere går videre.  

2.) Du tenker kun synlig avkastning 

Den kanskje vanligste måten å vurdere en IT-investering på, er å se på hva slags avkastning den kan gi deg. Det kan dreie seg om kostnadskutt ved å gå over til skytjenester, om digitalisering av prosesser for å kutte unødvendig tidsbruk eller å fjerne unødvendige arbeidsoppgaver.  

Dette er det også fullt mulig å kalkulere seg fram til, og ofte er det dette som legges fram for toppledelsen for å få tildelt et budsjett.  

Men…  

Mange glemmer den kanskje største verdien av å ha et moderne og brukervennlig HR-system: Når de ansatte kan samhandle med prosesser på en brukervennlig måte, vil også bedriften fremstå som en mer moderne og fleksibel arbeidsplass.

Dette er spesielt viktig når du skal tiltrekke deg yngre medarbeidere. Utdaterte prosesser, policyer og arbeidsverktøy kan fort få arbeidsplassen til å fremstå upraktisk og usexy. 

Verdien av brukeropplevelsene du gir nåværende og nye ansatte, kan være vanskeligere å tallfeste, men på sikt er det en investering som kan gi enorm avkastning.  

Les også: Eldre lønnssystemer er dyrere enn du tror

3.) Du moderniserer gamle og unødvendige prosesser 

Mange bedrifter har en tendens til å henge seg opp i gamle rutiner og ender derfor opp med å modernisere prosesser som like gjerne kunne vært lagt om eller kuttet helt. 

Så i stedet for å tviholde på tradisjoner og forestillinger om hvordan ting «bør» være: Benytt heller anledningen til å gå gjennom virksomheten og se etter ting som kanskje kan gjøres annerledes – det er nå dere har muligheten. Her er det igjen viktig å tenke på bedriftens behov, hvor dere er på vei og hva dere forsøker å oppnå. Du har vel ikke lyst til å investere i en ny løsning uten å gjøre ting på en bedre, enklere eller annerledes måte enn i dag?

4.) Du gjør for mange tilpasninger 

I ethvert moderne HR-system er det fullt mulig å gjøre tilpasninger og skreddersy løsninger etter bedriftens behov. Likevel er det viktig å tenke seg nøye om for ikke å ende opp med å gjøre unødvendige eller kortsiktige tilpasninger. Spør heller deg selv: Vil det på sikt være mest lønnsomt å tilpasse systemet etter dagens rutiner – eller kan det faktisk være mer effektivt å tilpasse noen av dagens rutiner til systemet? 

Over tid kan for mange systemtilpasninger nemlig by på flere ulemper. Ikke bare fordi du lettere kan låse deg i gamle rutiner, men fordi det kan bli både dyrt og upraktisk. Spesialtilpasninger tar tid å bygge og gjør ofte systemet komplisert å drifte og vedlikeholde for andre enn dem som har bygget det. 

5.) Du låser deg i gammel rollefordeling 

En annen utfordring vi ofte støter på, er at mange har et komplekst landskap av roller i bedriften. Folk i forskjellige avdelinger har mange ulike ansvarsoppgaver, og ofte av historiske årsaker. 

Derfor anbefaler vi i størst mulig grad å bruke standarden som er laget for ulike roller i nye HR-systemer. Både vi og mange av konkurrentene våre har laget rammeverk som er enkle å forholde seg til. SD Worx` (tidligere Aditro) systemer er forhåndsdefinert med de tre standardene «medarbeidere», «ledere» og «superbrukere» (HR-spesialister, økonomispesialister osv.). 

Så hvordan bør du egentlig gå fram?

Her er våre tips:  

– Begynn med det grunnleggende 

Når du har fått innvilget budsjett til å implementere et nytt HR- og lønnssystem, er det mye som kan virke fristende. Men før du begynner å bestille BI-løsninger, kunstig intelligens og annen avansert teknologi, er det viktig at du begynner med det grunnleggende.  

Vi anbefaler at du starter med ansettelsesprosessen, pre-payroll, payroll og masterdata. Det vil gi deg et solid fundament å bygge på. Og etter hvert som du vokser, kan du enkelt legge til flere prosesser – slik fungerer det ikke bare hos oss i SD Worx, men hos alle store leverandører.  

– Finn den riktige støtten i bedriften 

Mange virksomheter undervurderer hvor viktig det er at implementeringen av et nytt HR- og lønnssystem, faktisk blir utført på en vellykket måte. For å få til det kan det være lurt å ha noen gode støttespillere. I tillegg til sponsoren din i toppledelsen anbefaler vi at du allierer deg med noen innflytelsesrike personer i bedriften, og noen som kan spre entusiasme rundt de nye løsningene. De kommer til å være veldig gode å ha på laget når implementeringen setter i gang. 

Er det flere ting du lurer på i forbindelse med modernisering av HR- og lønnsprosessene dine? Ikke nøl med å ta kontakt – vi har mange flere gode tips og råd på lur. 

Se SD Worx Lønn

Sjekk vårt innspilte webinar på SD Worx Lønn, her vil du på ca. 15 minutter få en overordnet forståelse for muligheter og funksjonalitet i SD Worx Lønn. Det koster ingenting og er helt uforpliktende, så her er det bare å melde seg på! ?