Slik utnytter du mulighetene med digitalisering i HR

Digital transformasjon er et hett tema i disse dager – ikke minst innen HR

Men forutsetningene, og dermed også løsningene, ser ulikt ut for ulike virksomheter. Men ved å starte med de spesifikke behovene og prosessene som finnes i din organisasjon blir valg av systemstøtte både bedre og enklere. I denne artikkelen får du gode råd om hva som er viktig å tenke på og hvordan du tar de rette og viktige stegene mot digital HRM i ditt selskap.

Det finnes en oppfatning at HR til en viss grad henger etter i selskapets digitale transformasjon og trenger å bli mer aktive i den digitale dialogen. Men mye har skjedd i løpet av de siste årene. En tydelig trend er at dagens sjefer gjør mer av det tradisjonelle HR-arbeidet på egenhånd, en annen er at behovet for mer mobile og automatiserte prosesser øker. At den faste fysiske arbeidsplassen dessuten får stadig mindre betydning når arbeidet kan utføres langt unna via oppkoblede bærbare datamaskiner og smarttelefoner, stiller nye krav til det personaladministrative arbeidet og den støtten som organisasjonen behøver fra HR.

Dette er en utvikling som drives fra flere hold. Både sjefene selv og flere og flere HR- og lønnsavdelinger innser verdien av mer effektive og enklere digitale prosesser, mener Manus Eklöv, uviklingssjef HCM på SD Worx (tidligere Aditro).

Når de ansatte kan gjøre mer av arbeidet selv, frigjøres tid fra HR, som kan fokusere mer på andre og mer strategiske og proaktive spørsmål som Performance Management og Employer Branding.

Valg av systemstøtte spiller en rolle

For å administrere denne endringen kreves det enkelt, mobilt  og brukervennlig systemstøtte som ikke krever spesialkunnskap. Mye av utviklingen vi ser i dag handler om å spare tid på å automatisere og forenkle kjedelige, ofte transaksjonsintensive prosesser. Tid HR ansatte i stedet legger på å utvikle dialog med organisasjonens ledere og medarbeidere.

Systemstøtte er en naturlig del av den digitale transformasjonen, men det som avgjør er hvor godt du lykkes med å møte de behov og prosesser som finnes i akkurat ditt selskap.

Noen av de vanligste utfordringene vi møter i dialog med våre kunder er blant annet hvordan HRM-systemet klarer å håndtere stadige omorganiseringer og muligheten for å integrere ulike personaladministrative funksjoner.

Hva styrer behovene?

Det er først og fremst innen to områder som Magnus Eklöv ser at behov for systemstøtte innen HR øker: Dels system for å støtte en økende mobilitet innen organisasjonen, dels verktøy for strategisk HR som for eksempel Talent eller Performance Management.

Det oppleves som en stadig større utfordring å beholde talenter og høypresterende medarbeidere innen mange virksomheter. Denne typen personer stiller høye krav til personlig utvikling og rask respons. De vil se et tydelig utviklingspotensial i selskapet hvis de skal motiveres til å bli værende. De stiller krav til enkle, effektive rutiner samt tydelig og relevant oppfølging. Her spiller valget av systemstøtte en stor rolle.

Globaliseringen er en annen faktor som påvirker hvordan behovene endrer seg. Mange team er i dag geografisk spredt med medarbeidere på et sted og sjefen på en annen. Det samme gjelder hvilke kundemarkeder som selskapet opererer i.

Riktig kompetanse er viktigere enn lokasjon

I dag legger man mer fokus på å rekruttere riktig kompetanse. Hvor man sitter er ikke så viktig. Her har systemene en viktig oppgave å fylle ved å fjerne avstandsfølelsen. Vi vil at det skal kjennes nært og enkelt. Jeg tror vi innen en ganske nær fremtid ser på automatisering som en selvfølge. Vi har lenge snakket om det papirløse samfunnet, men det er først nå at jeg ser tegn på at det virkelig utvikles digital støtte som møter behovet for å forenkle disse prosessene. Spørsmålet er bare hvor lang tid det kommer til å ta.

Tre råd på veien til digital HRM/HCM

Når prosesser blir stadig mer delegert øker kravene til brukervennlighet, tilgjengelighet og koordinering. Disse behovene reflekteres også i hvordan HR- og lønnssystemet utvikles i dag, med flere integrerte HRM-løsninger knyttet til en HR-master som utgjør kjernen i hele det personaladministrative arbeidet.

En viktig faktor når du starter opp et digitaliseringsprosjekt i HR og lønn er å ikke lage et for stor prosjekt fra begynnelsen av, samt å starte med bedriftens spesifikke prosesser og behov, sier Magnus Eklöv og gir tre gode råd på veien:

1. Start med de transaksjonsintensive prosessene, for eksempel tidsrapportering, bytte av arbeidsoppgave mellom kollegaer, kvitteringshåndtering, permisjonssøknader, fraværshåndtering. Har vi riktig systemstøtte i dag? Hvilke behov og muligheter har vi for å forenkle ting?
2. Gå deretter videre med de mer strategiske prosessene innen HR som ledelses- og medarbeiderstøtte, for eksempel rekruttering, system for målsetting og medarbeidersamtaler, verktøy for matching av ledige tjenester internt.
3. Vær åpen for nye arbeidsmetoder og velg systemstøtte ut i fra hva som kan forenkle arbeidet og som bidrar til økt tilgjengelighet og mobilitet i din organisasjon.