Sikre deg for fremtiden: Ta kontroll over lønnskostnadene dine

Viktig å ha kontroll i usikre tider

I lavkonjunktur og et stadig mer usikkert arbeidsmarked, er det viktigere enn noen gang for bedrifter å ha god kontroll på lønnskostnadene sine. For de aller fleste bedrifter står personalkostnadene for størstedelen av utgiftene. Mange synes det er vanskelig å få en skikkelig oversikt over hvordan de har det sammenlignet med konkurrentene. Da vi spurte over 3000 europeiske selskaper i vår «Future of Work & People»-studie om hva deres største HR-utfordringer var, var «Management of personal costs» på topp ti-listen. 

Tips! I del tre av SD Worx E-bok "Kjør smartere ikke hardere" går vi gjennom hele listen, last ned E-boken helt gratis her. 
 
Hvordan har det seg at en så viktig sak fortsatt er så vanskelig for mange bedrifter å håndtere, og hva bør de gjøre annerledes? Vi snakket med Ola Pettersson, forretningskonsulent og grunnlegger av Do A Birdie og Magnus Nilsson Fahlén, COO i Knowit Insight Accelerate, om viktigheten av å ta og holde kontroll over lønnskostnadene. Til sammen har de over 30 års erfaring med å optimalisere, effektivisere og administrere bemanning og kostnader innen næringsorganisasjoner. 

I denne artikkelen går vi igjennom hvorfor du bør tenke to ganger på planleggingen av personalkostnadene, og hva du kan tjene på å få kontroll over dem. 
 
Se også: Opptak av webinaret vårt om hvordan du får kontroll over personalkostnadene dine. 

A og O i et vellykket selskap 

Det er mye å ta hensyn til når det gjelder å drive et vellykket selskap, men det er ingen tvil om at de ansatte er en av de største delene. For å kunne opprettholde veksten, spesielt i urolige tider, kreves planlegging. 
 
Magnus: «En spart krone er alltid en krone på siste linje. Arbeidskostnader er en så utrolig stor del av manges virksomhet og resultatregnskap. Det er rett og slett en enorm del av kostnadspostene som finnes i en bedrift. " 
 
Det er svært få bedrifter som overlever hvis de ikke har kontroll over lønnskostnadene sine. Den høye konkurransen i markedet gjør at selskaper med bedre ledelse lett tar plassen til de selskapene med dårligere. 
 
Ola: «Det handler om å overleve. Å ikke holde styr på personalkostnader betyr at få er så heldige å lykkes med å være langsiktige og bærekraftige. Det er også nødvendig for å kunne være konkurransedyktig og ta de riktige beslutningene for fremtiden." 

Å håndtere personalkostnader handler ikke om å redusere dem 

Håndtering av lønnskostnader bør imidlertid ikke forveksles med bare å spare penger. Å kontrollere personalkostnadene handler like mye om å beskytte ansatte og optimalisere arbeidsmengden deres. 
 
Magnus: «Det er viktig å planlegge personell for selve medarbeiderreisen og opplevelsen for de ansatte. Du ønsker å kunne holde den ansattes løfte og sørge for at de verken har for lite eller for mye å gjøre. Dette har igjen en konsekvens for hvordan sluttkunden oppfatter kvaliteten." 
 
Effektive arbeidsdager og optimalisert planlegging hever kvaliteten på produktet eller tjenesten du tilbyr. Hvis noen del av kjeden gnager, påvirker det hele organisasjonen. 
 
Ola: «Å styre personalkostnader betyr ikke det samme som å redusere personalkostnader, men nettopp å holde øye med og kontrollere dem. Du må kunne forutsi hva du må betale for, når og hvorfor. Det er utrolig viktig fra et økonomisk perspektiv, men nesten enda viktigere fra et service- og kvalitetsperspektiv.» 

Våg å løfte blikket og planlegge langsiktig

Mange bedrifter jobber daglig med å slukke branner og har knapt nok tid. For å lykkes med å få et stabilt grunnlag å ta neste steg, trengs det et helhetsperspektiv og en større innsats. Skal du ha suksess over lang tid, må du også planlegge for det. 
 
Magnus: «Du bør fremfor alt fokusere på selve planleggingsaspektet, både kort- og langsiktig. Det er en utfordring å håndtere personalkostnader i øyeblikket og møte kortsiktige svingninger, men man må også kunne løfte blikket. Hva trenger vi om tre til fire år og hvor langt framover kan vi se?» 
 
Det er lett å bli defensiv når uventede situasjoner oppstår og bare fokusere på å kutte kostnader. I denne situasjonen er det viktig å ha is i magen og prøve å ta beslutninger som vil være lønnsomme selv når det ikke lenger er krise. 
 
Magnus: «Når vi går inn i turbulente tider, blir tankegangen veldig mye «her og nå» og da kommer man inn i en boble. Problemet med det er at boblen krymper, du tenker bare på dette regnskapsåret, men når 1. januar kommer, vet du ikke hva du skal gjøre.» 

Invester i kompetanse og digitale løsninger

Selv om fordelene er klare, er det ikke lett å vite hvor du skal begynne for å få kontroll over kostnadene. Første steg er å gjennomgå hva du må jobbe med, både for å plukke lavthengende frukt, men også for å spare og optimere arbeidsstokken på sikt. 
 
Ola: «Du kan nesten alltid her og nå finne måter å spare på personalkostnader. Men hvis du ser langsiktig, får du større muligheter. Å balansere kortsiktige handlinger med den langsiktige strategien er utrolig viktig.» 
 
Det er mye kunnskap, kompetanse og digitale verktøy som kan lette din personalplanlegging. Å investere i kunnskap og digitale løsninger kan hjelpe deg med å få den innsikten du trenger for å sette en langsiktig strategi for lønnskostnadene dine. 
 
Ola: «Bring inn kompetanse! Personalplanlegging og styring av kostnader handler om mye mer enn å kunne lage fine excel-ark. Det er kompetanse på markedet som bør brukes. Hvis du ikke tar hjelp av det, vil du regne deg selv ut på lang sikt og gå glipp av deler der effektivitet ville vært mulig." 

Lær mer om hvordan du administrerer lønnskostnadene dine i vårt innspilte webinar.
 
Å håndtere lønnskostnader handler ikke bare om å spare penger. Det handler fremfor alt om å lage en effektiv strategi for et velstående selskap i vekst. De fleste vet viktigheten av kontroll når det kommer til lønnskostnader, men få har peiling på hvordan man faktisk kan få oversikt over hvordan de har det. 
 

Har du flere spørsmål om HR eller lønn? Kontakt oss i SD Worx her.