Hvordan du med enkle grep kan forvandle ditt forhold til epost

Eveline gir deg sine beste tips om epost-håndtering

Mengden epost er ikke alltid like lett å gjøre noe med. Jeg drukner i epost! I perioder renner det inn så mye at jeg nesten mister oversikten. Jeg kjenner pulsen stige i takt med antallet uleste eposter. Epost blir stress. Mitt forhold til e-post har blitt enklere etter jeg har gjort noen få endringer i måten jeg jobber på. Her kommer mine tips til hvordan du med noen enkle grep kan redusere tiden du bruker på hver enkelt epost.  

1. HR-system som hjelper deg med ansattoppfølgingen
2. The 4Ds
3. The 2 minute rule

1.) En egen innboks i HR-systemet

Uansett hvor mye jeg har å gjøre, må jeg alltid sikre at jeg følger opp mine medarbeidere. Jeg kan ikke gå glipp av viktige meldinger fra mine ansatte. Her hjelper HR-systemet vårt, SD Worx HR, meg veldig!

Systemet holder rett og slett oversikt for meg

HR-systemet har en egen innboks, der jeg samlet får oversikt over alle oppgaver og påminnelser jeg har som leder – direkte i systemet.

Jeg elsker det!

Noen ganger er det likevel nyttig med en epost varsling, og her er systemet ekstremt fleksibelt – jeg kan selv definere hvilke varslinger jeg trenger. Uansett har både jeg og våre andre ledere alltid tilgang til samlet oversikt over oppgaver knyttet til våre ansatte i HR innboksen.

Kan man tenke nytt om epost?

Men hva om mine ansatte sender meg direkte eposter, som drukner i mengden av alt annet? Hva kan jeg gjøre for å få kontroll på de ustoppelige epost-mengdene? Hvordan redusere epost-stress?

Mange har skrevet mye om dette temaet. Skru av notifikasjoner. Sjekk innboksen på faste tidspunkt hver dag. Unngå alt unødvendig fyll, som nyhetsbrev og nice-to-know-informasjon som du strengt talt ikke trenger. Dette er gode råd (kanskje? nyhetsbrev kan jo ofte være interessante!)… men, selv om jeg har prøvd, har det ikke hjulpet meg noe særlig.

Nøkkelen til forvandling fant jeg først da jeg stilte et annet spørsmål.

I stedet for å spørre om hvordan jeg kan redusere antallet eposter… spurte jeg: Hvordan kan jeg redusere tiden jeg bruker på hver enkelt epost?

Jeg snudde mitt eget system på hodet med to enkle grep. "The 4Ds" and «The 2 minute rule» styrer min nye hverdag.

Bli kvitt kompliserte folder-strukturer i innboksen din

Er du en av de som har en myriade av foldere der du lagrer eposter, gruppert etter ulike temaer: ansatte, kunder, prosjekter, arbeidsområder eller lignende? En mappe for hver ansatt, en mappe for hver kunde, en mappe for hvert prosjekt - gjerne med undermapper for hver prosjektfase, en mappe for hvert fagområde med undermapper for spesifikke emner…  Det er så fort gjort å ende opp med en jungel av mapper. Det er egentlig ikke noe problem i seg selv, men:

Hver gang du skal lagre en epost må du tenke over hvor du skal lagre den. Desto flere valgmuligheter du har, desto mer tid tar det! Og det er unektelig litt stress også. Hver gang du skal gjøre noe så enkelt som å flytte en epost ut av innboksen, blir du minnet på ALT du må forholde deg til. Potensielt stress.

Og hva med å finne igjen epostene?  Hvor var det du lagret den igjen, den viktige eposten som du trenger NÅ….? Potensielt stress det også!

Kompleksitet tar tid. Trenger du egentlig alle disse folderne, i 2021?

Kanskje ikke.

2.) De 4 D'ene: Du trenger egentlig bare 4 foldere

Når innboksen fyller seg opp, kommer man fort i den situasjonen at man leser de samme epostene om og om igjen. Eksempel: Du mottar en epost, men har ikke tid til å gjøre noe med den. Du lar den ligge som ulest og tenker at du skal komme tilbake til den en annen dag. Innen en annen dag kommer: Hvor mange ganger har blikket ditt falt på den ubehandlede eposten, som ligger der som en dårlig samvittighet? Hvor mange sekunder har gått med til stresstanker, når du ser mengden av alt som venter? Hvor mye dobbeltarbeid gjør du? (Det er ikke rart epost er stress)

Unngå å lese og vurdere den samme eposten om og om igjen. Bestem deg med en gang hva du skal gjøre med den, første gang du leser den! De fire D'ene handler om nettopp dette. I stedet for å gruppere eposter etter temaer, tenk heller på hvilken handling som trengs. Se på denne skissen.

Det kan egentlig være så enkelt. Men magien inntreffer når du organiserer mailboksen din på samme måte. Hva med å slette alle de gamle tema-mappene, og heller opprette 4 foldere som fokuserer på handling?

Do It = Første prioritet. Dette kan være en egen folder, men jeg foretrekker å behandle disse direkte fra innboksen.

Deleger = Hit flytter du alle eposter som venter på handling eller oppfølging fra noen andre. Out of sight, out of mind – inntil ny aktivitet dukker opp i innboksen din.

Defer = Hit flytter du alle eposter som du har planlagt når du skal håndtere. I stedet for å stirre på den i innboksen kontinuerlig, book tid i egen kalender til oppgaven. Flagg eposten så du får en reminder på aktuell dato. Og glem den i mellomtiden.

Drop it = Slett eller flytt til arkivet. Og når det gjelder arkiv: Det er her jeg vil foreslå å droppe alle de tematiske folderne som man mister oversikt over uansett. De fleste epostklienter har super sorterings- og søkefunksjonalitet. Og du kan sende en epost til arkivet med et tastetrykk (backspace). Så raskt. Så enkelt. Uten å bruke tid på å vurdere HVOR du skal lagre den.

Personlig erfaring: Jeg brukte en kjedelig søndag (i korona lockdown) til å omstrukturere mailboksen min, tenke disse tankene og skrive denne artikkelen. Det tok riktignok litt tid. Men stressnivået mitt har sunket mange hakk! Jeg har fortsatt mye å gjøre og travle dager, men jeg jobber mer konsentrert. Jeg er helt sikker på at jeg sparer meg selv for både dobbeltarbeid og stresstanker. Med et godt system kan jeg beholde fokus der det trengs mest. Epost er ikke fullt så stressende lenger 🙂 (I tillegg tror jeg risikoen for at jeg går glipp av viktige meldinger fra mine ansatte er betydelig redusert nå).

Det er en nøkkel til jeg ikke har nevnt enda:

3.) 2-minutters regelen

Hvis en epost kan behandles på mindre enn 2 minutter, gjør det med en gang.
Hvis du ikke har tid til å behandle den med en gang: Bruk 2 minutter på å vurdere hvilken D den tilhører, og flytt den til riktig mappe med en gang.

Zero-innboks er kanskje et utopisk mål, men det blir mye mindre rot når du legger alt på riktig plass. Med en gang.

Dette systemet gjør riktignok at du må huske å sjekke noen flere foldere enn bare innboksen – Defer epostene må også håndteres. Men det er likevel så mye bedre enn å la innboksen flomme over. Unngå å lese og tenke på samme epost 5-10 ganger før du gjør noe med den.

Gjør det, planlegg det, deleger det eller dropp det.

Lykke til!

Forfatter: Eveline Hansen, Customer Success Manager, SD Worx (tidligere Aditro Enterprise) Norge.