Både HR-avdelingen, ledere og ansatte kan jobbe mer tidseffektivt og fokusert på det de kan best – og mindre på administrasjon.
I vår digitale tidsalder kommer flere og flere nye medarbeidere til å stille nye krav til sine arbeidsgivere. De har en forventning om at mer eller mindre alt skal være digitalisert. Men digital-HR er egentlig ikke bare noe som de ansatte kan dra fordel av. Du som jobber innen HR og ledelse i bedriften har minst like mye å tjene på å ta spranget inn i fremtiden.
Her kan du se handleliste for å lykkes med digitalisering av HR.
En av de store fordelene for ansatte med dagens systemløsninger og digital-HR er selvbetjening. Det vil si at de ansatte selv kan utføre store deler av personaladministrasjon, noe som tradisjonelt sett har blitt håndtert manuelt av HR. Det gjør det enklere og mer effektivt for både arbeidstaker og HR-avdelingen. Med en digital tilkobling til en selvbetjeningsløsning kan ansatte for eksempel rapportere tidsbruk og legge inn kvitteringer og reiseregninger direkte fra sin PC, nettbrett eller mobiltelefon – uansett hvor og når det passer dem. Et digitalt HR-verktøy kan også gi de ansatte en oversikt over hele selskapet med organisasjonskart, kontaktinformasjon til kollegaer eller avdelings felles ferieplanlegging. Alt dette er felles informasjon som gjør hverdagen enklere for flere.
Arbeidstakeren kan også selv gå inn og oppdatere visse personopplysninger som for eksempel nytt bankkontonummer, og sparer dermed turen til lønningskontoret for å registrere den nye kontoen manuelt slik at det igjen kan bli ført inn i systemets HR-master.
Når alle ansatte er i stand til å rapportere tid og fravær direkte i et digitalt verktøy, får lederne en bedre oversikt over sine ansatte uten å måtte be om rapporter fra HR. Når det er dags for lønnsrevisjon eller budsjettering betyr det for eksempel at lederen allerede har tilgang til materialet i form av lønnsstatistikker og stillingsnivå for alle ansatte. Akkurat som de ansatte, så har også sjefen nytte av å kunne se hele avdelingens ferieplan for å kunne planlegge bemanningen i løpet av sommeren.
Når du ansetter nye medarbeidere kan det være lett å glemme ting som må gjøres før den nye medarbeideren starter. For ikke å risikere å miste viktige moment, kan en digital sjekkliste gjøre det enklere for ledelsen å huske alt fra bestilling av datamaskin, telefon og epostkonto til å lage en introduksjonsplan. Med et digitalt HR-verktøy sparer ledelsen tid, samtidig som alle får en mer smidig og god prosess ved nyansettelser.
Ledelsen får også en enklere hverdag når de er sikret jevn informasjonsflyt om de ansatte, som for eksempel ved enden av prøveperioder for nyansettelser, når sykemeldte må følges opp, når det blir for mye overtid på enkelte, eller bare noe så enkelt som når en skal feire en bursdag i bedriften.
Digitale verktøy gir HR-støtte i mange av de prosessene som skal håndteres gjennom hele ansettelsesforholdet: Fra når en ny medarbeider begynner, når noe endres i ansettelsesforholdet, til den ansatte forlater bedriften. Det bidrar både til at du ikke går glipp av viktige milepæler, og at systemet også kan minne deg på hva du bør tenke på i alle de forskjellige stadiene i prosessen. På denne måten kan du sikre høy kvalitet på HR-arbeidet og få bedre kontroll på at alt går riktig for seg. Det er også lettere å holde seg àjour med de endringene som skjer i organisasjonen, samtidig som en digital prosesstøtte forenkler endringsprosessen.
Et velfungerende system for selvbetjening bidrar også til at du sparer tid i HR-arbeidet ved at mindre tid må brukes til administrasjon og manuelt HR-arbeid. På den måten kan du og dine kolleger bruke mer tid på strategisk HR og det dere gjør best; å sikre at din bedrift tiltrekker, utvikler og beholder viktig kompetanse.
Et viktig punkt for å lykkes med digitaliseringsarbeid i HR består av å se verdien for hele organisasjonen. Vurder først de manuelle rutinene og prosessene som du har i din virksomhet i dag. Deretter starter du jobben med å digitalisere de delene med størst effektiviseringsgevinster. Ved å utnytte mulighetene i den digitale utviklingen kan du bidra til enklere, klarere og mer transparente prosesser som gagner hele virksomheten.
HR involveres ofte sent i diskusjonene om selskapets digitale utvikling, hvorfor er det slik? Og hvorfor har ledere innen HR en lavere digital innsikt sammenlignet med andre lederroller? Sjekk ut vår guide og få tips til hvordan HR bør forberede seg på en mer aktiv rolle i digitaliseringsarbeidet.
AI gjør det mulig å automatisere prosesser, spare ressurser og få oversikt over HR-data. Her er fem tips til hvordan du kan bruke AI i HR-arbeidet ditt.
Norges HR-avdelinger henger etter med å implementere AI-løsninger i prosessene sine, sammenlignet med andre europeiske land. Få tips fra HR-eksperter om hvordan du enkelt kan komme i gang med AI.
Vi har samlet sammen ofte stilte spørsmål for å hjelpe deg å komme i gang med AI innen HR og lønn og frigjøre tid og ressurser for dine medarbeidere. Ekspertene Magnus Eklöv og Patrik Reman vil her gi deg svarene.