Digitalisering står på dagsordenen hos stadig flere bedrifter, og det er da viktig å avklare hvordan IT-miljøet skal tilpasses til nye forutsetninger. En typisk problemstilling er om man skal fortsette å jobbe i sitt eget servermiljø (såkalt on-premise), eller om hele eller deler av IT-miljøet skal flyttes til skyen. Vi ser her nærmere på hva et skybasert lønnssystem er og hvorfor det blir vanligere å flytte lønnshåndteringen til skyen.
Et skybasert lønnssystem er en løsning der lønnshåndtering skjer i en skytjeneste i stedet for på lokale servere eller med manuelle prosesser. Med andre ord får du tilgang til lønnsdata og funksjonalitet via internett, noe som gir fleksibilitet, enklere tilgang og høyere sikkerhet. Denne typen løsning gir store fordeler for bedrifter som ønsker å effektivisere driften, redusere kostnader og ta i bruk moderne teknologi. La oss vise deg syv gode grunner til å velge lønnshåndtering som en skytjeneste.
En av de fremste grunnene til å velge et skybasert lønnssystem er at du slipper versjonshåndtering og hele tiden kan dra nytte av den nyeste teknologiske utviklingen. Ettersom skyapplikasjonen oppdateres fortløpende og automatisk, har du til enhver tid tilgang til de nyeste funksjonene og forbedringene som kommer i programvaren. I et lønnssystem er det særlig viktig ved for eksempel regel- eller avtalemessige endringer. Du trenger dermed aldri å bekymre deg for at systemet ditt skal bli «utdatert».
Med et skybasert lønnssystem åpnes også nye muligheter til å utnytte automatisering og kunstig intelligens (AI) i høyere grad. For eksempel kan mange repetitive og tidkrevende lønnsadministrative oppgaver automatiseres og du kan fokusere på mer strategiske oppgaver. Automatisering av prosessene reduserer risikoen for feilene som ofte oppstår når det er snakk om mange manuelle arbeidstrinn. Med AI kan du bruke tidligere lagrede data for å få for eksempel indikasjoner på avvik, og dermed hindre at det oppstår feil.
I dagens fleksible arbeidsliv er det viktig å kunne jobbe fra hvor som helst. Et skybasert lønnssystem åpner for mer mobile arbeidsmåter ved at du har tilgang til lønnssystemer og applikasjoner uansett hvor du er, og hvilken enhet du bruker (mobil, nettbrett eller datamaskin). Det å kunne tilby mobilitet og fleksible arbeidsplasser er svært i vinden, og er en stor konkurransefordel for deg som arbeidsgiver. Mange ledere og medarbeidere setter pris på muligheten til å kunne tilpasse arbeidet ut fra sin egen hverdag. Det skaper en følelse av frihet under ansvar.
Da vi begynte å utvikle skytjenester, var det mange som var skeptiske til sikkerheten. Faktum er imidlertid at skybaserte lønnssystemer ofte tilbyr store fordeler når det gjelder sikkerhet og etterlevelse. Ikke minst ettersom alle typer angrep og inntrengingsforsøk må passere både skyleverandørens sikkerhetsbeskyttelse og brannmurene du selv har konfigurert. Fordelene betyr selvsagt ikke at du kan fraskrive deg alt ansvar for å beskytte dataene, applikasjonene og tjenestene dine, men de kan hjelpe deg med å redusere ansvarsbyrden i arbeidet med for eksempel GDPR. Velrenommerte skybaserte systemer sørger nemlig for at sensitiv informasjon blir lagret og håndtert på en forsvarlig måte.
Last ned gratis guide om: Personvern i HR og lønn – følger du reglene?
Mange er bekymret for at overgangen til skyen skal bli en komplisert, langtrukken affære som går ut over det daglige arbeidet. I motsetning til de tradisjonelle on-premise-tjenestene, er skyløsninger imidlertid ofte enkle å implementere. Overføringen til et skybasert lønnssystem kan ofte forløpe både raskt, rutinemessig og uten tekniske problemer. Særlig hvis leverandøren din har lang erfaring med denne typen forflytninger.
Skybaserte lønnssystemer forbindes gjerne med skalerbarhet, det vil si muligheten til å skalere ressursbruken opp eller ned etter behov. Lønnsløsninger i skyen kan med fordel skaleres ut fra endrede forutsetninger, og du kan enkelt legge til kapasitet i takt med at bedriften din vokser. Det kan være aktuelt for eksempel hvis antall medarbeidere øker raskt etter en fusjon.
I tradisjonelle on-premise-miljøer er det vanskelig å forutse kostnadene for blant annet systemvedlikehold, utviklingsbehov og regelmessige oppgraderinger. Ettersom et skybasert lønnssystem ikke krever en lokal infrastruktur, kommer du billig fra det når det gjelder investeringskostnader. I stedet for å binde kapital i fysisk infrastruktur, betaler du ganske enkelt en månedlig lisenskostnad. I tillegg drar du fordel av helt transparente og vanligvis lavere driftskostnader, i og med at du kun betaler for kapasiteten du faktisk bruker.
Hos SD Worx (tidligere Aditro) har vi lang erfaring med å hjelpe kunder med å flytte lønnshåndteringen fra on-premise over til skyen. Vil du vite mer om hvordan du og bedriften din kan dra fordel av et skybasert lønnssystem? Ikke nøl – kontakt oss i dag, så hjelper vi deg!
For deg som jobber med HR og lønn, hvor håndtering av personopplysninger er en vesentlig og svært viktig del av arbeidet, får GDPR store konsekvenser både gjeldende system og prosesser. Hovedsakelig handler det om å skape bevissthet om hvilke personopplysninger som behandles og hvorfor, hvor disse dataene er tilgjengelige, hvem som har tilgang til dem og hvilke forutsetninger som gjelder for ulike typer data.
Hva bør en HR-avdeling tenke på når det gjelder ny teknologi og moderne måter å jobbe på?
Onboarding av nyansatte er en av de mest kritiske prosessene for å sikre en produktiv og stabil arbeidsstyrke. En velstrukturert og effektiv onboardingprosess kan øke medarbeidertilfredsheten, redusere turnover og hjelpe ansatte med å tilpasse seg sin nye rolle raskt. Denne guiden går i dybden på alle aspekter av onboarding, fra preboarding til evaluering, med konkrete tips, strategier og sjekklister.
HR i 2025 vil oppleve store endringer, drevet av kunstig intelligens (AI), nye forventninger fra ansatte og et sterkt fokus på bærekraft. Hvordan kan vi utnytte AI samtidig som vi beholder menneskelige styrker? Hva slags rammeverk sikrer ansvarlig bruk av AI? Og hvordan kan HR imøtekomme økte forventninger i en tid med færre arbeidstakere, samtidig som bærekraft blir en naturlig del av praksisen? Dette skal vi her se nærmere på.