På tide at også kommune-Norge tør å ta digitale steg
- Hadde flere norske kommuner turt å satse sterkere på digitalisering og automatisering, er det enorme fordeler å hente – og smart håndtering av lønn er et godt sted å starte.
Det sier Arne Lockert, direktør for Payroll hos SD Worx, et selskap med nær 80 års erfaring med løsninger for HR og lønn. SD Worx sine løsninger er tuftet på moderne, skybasert teknologi, med automatisering blant de viktigste stikkordene.
Store automatiseringsfordeler å hente i offentlig sektor
Lockert har jobbet med virksomhetens lønnsprogramvare i en årrekke. Han har på nært hold sett en rekke selskaper i ulike bransjer sette ut arbeidet med lønn til SD Worx. – Digitalisering og automatisering gir store fordeler for kundene, blant annet innen effektivisering, kompetanseutvikling, høyere kvalitet på arbeidet og mer tid til de ansatte.
Les også: Et utmerket utgangspunkt for digitalisering for kommunene
Blant organisasjoner Lockert håper å få jobbe mer med i fremtiden, finner vi norske kommuner. Ifølge han ligger nemlig store deler av kommune-Norge et stykke bak privat næringsliv når det kommer til digital utvikling. Dermed kan de gå glipp av viktige framskritt innen innovasjon og effektivisering.
– Jeg tror at denne delen av offentlig sektor har et enormt automatiseringspotensial. Tør kommunene å satse, vil det være mye å hente fra teknologi og digital arbeidsmetodikk, sier han.
Systemet må ha rett data, beregne korrekt og levere riktig lønn til riktig person – til riktig tid.
Automatisering leder til smidige arbeidsprosesser som både organisasjonen og den enkelte medarbeider vil dra fordeler av.
– Smart håndtering av lønn er her et godt eksempel, og kan være et fornuftig sted å starte, sier Lockert.
Fra lønnsmedarbeider til lønnscontroller
I forbindelse med kommunenes månedlige lønnskjøring, er lønnsmedarbeiderne gjerne i kontakt med myndighetsorganer som NAV, Altinn og Skatteetaten. Med mål om digitale og forenklede prosesser, har SD Worx derfor mye digital samhandling med disse etatene.
– I vår lønnsprogramvare har vi lagt stor vekt på direkte rapportering mot både Altinn og NAV. I stedet for at medarbeideren må gjøre tidkrevende, manuelle datainnhentingsprosesser, vil for eksempel informasjon om skattekort og sykerefusjon innhentes automatisk.
Slik elimineres det manuelle arbeidet for lønnsmedarbeideren. Samtidig minimeres faren for menneskelige feil når data om for eksempel overtid eller feriepenger håndteres automatisk. Med løsningen til SD Worx kan rett og slett hele lønnskjøringen automatiseres.
Les også: Gjør lønnsmedarbeideren til en lønnscontroller
– Fremfor at lønnsmedarbeiderne utfører en rekke tastetrykk og gjentakende delprosesser hver eneste måned, inkludert både venting og manuell utskrift av rapporter, kan disse personene i stedet utføre kontroller av en helautomatisert lønnskjøring. Lønnsmedarbeiderne blir i stedet lønnscontrollere, illustrerer Lockert.
Som lønnscontroller dreier oppgavene seg i stedet om å planlegge produksjon, definere kjøreplaner og kontroller, samt respondere på avvik. Slik brukes tid og ressurser langt mer effektivt. – Der lønnsmedarbeiderne tidligere finkjemmet lønnskjøringen og brukte tid på å lete etter feil, vil disse nå bli varslet av systemet dersom problemer eller feil oppstår.
Klare forventninger til lønn krever årvåkne systemer
Lockert og kollegaene har erfart at virksomheter blant annet har hatt store utfordringer med fortløpende feilkontering og manglende banknummer, samt feil eller manglende summer. Problemer med lønnsutbetaling er like ubehagelig for både lønnsmedarbeidere, ledere og arbeidstakere, ikke minst når utfordringene oppstår på grunn av menneskelige feil.
"For en trygg, effektiv og kontrollert produksjon av lønnsutbetalinger trengs derfor systemer som lønnsmedarbeiderne kan stole på."
– Feil ved lønnsutbetaling har, forståelig nok, en tendens til å ikke falle i god jord hos dem som opplever dette. Å få riktig lønn inn på konto til avtalt og forventet tidspunkt, er av åpenbare årsaker viktig for hver en arbeidstaker.
For en trygg, effektiv og kontrollert produksjon av lønnsutbetalinger trengs derfor systemer som lønnsmedarbeiderne kan stole på. Systemet må ha rett data, beregne korrekt og levere riktig lønn til riktig person – til riktig tid.
Les også: En gylden mulighet for dem som tør
Maskiner skal ikke erstatte mennesker
Med flere automatiserte delprosesser kan de ansatte jobbe smartere og mer kvalitativt, hvor nevnte rolle som lønnscontroller innebærer nye og viktige oppgaver.
Lockert påpeker at SD Worx sin programvare og teknologi ikke har som mål å la menneskene i stikken.
– Tvert imot er målet å overlate enkle, gjentakende og lite verdiskapende oppgaver til teknologien. For denne typen arbeid kan automatisering trygt overta stafettpinnen. Med riktige forutsetninger kan menneskene slik få frigjort tid til langt mer verdiskapende arbeid, avslutter Lockert.
