Et utmerket utgangspunkt for digitalisering av lønnsfunksjonen
– Sammenlignet med privat næringsliv er kommune-Norge i ferd med å havne i bakleksa når det kommer til moderne lønnskjøring. Samtidig er det ingen der ute med større potensiale til effektivisering.
Det mener Gudmund Larsen, kommersiell leder for offentlig team i SD Worx, som leverer løsninger for lønn og HR til både offentlig sektor, organisasjoner og mellomstore og store bedrifter. Han får støtte av ERP-ekspert Bo Hjort Christensen, som i en artikkel i Computerworld identifiserer at mange offentlige ERP-systemer er i ferd med å gå ut på dato, og at dette treffer norske kommuner med stor kraft.
I løpet av de siste årene har private selskaper investert i digitalisering i større grad enn offentlig sektor. Samtidig er anskaffelsesprosessen for offentlig sektor lengre og strengere. Blant annet kan teknologileverandørene selv kontakte private selskaper. For kommuner, fylkeskommuner og andre offentlige instanser er det derimot slik at de er nødt til å lyse ut anskaffelser på anbud før leverandører kan melde seg på i kampen om tilslaget.
Kommunene må selv søke ny teknologi
– Mens private selskaper i dag nyter godt av fordelene ved automatisering og standardisering, henger offentlig sektor etter. Strenge regelverk, en nølende tilnærming til endring og fremtidsrettede løsninger er noen av utfordringene her. I tillegg kjenner nok mange på en frykt for å gjøre mennesker overflødige, analyserer Larsen. – Selv om beslutningstakerne i en offentlig anskaffelsesprosess verdsetter tingene vi ellers ville fremhevet i en salgsprosess, som budskap, verdiforslag, gevinst og trygghet, må de til syvende og sist forholde seg til regelverket rundt offentlige anbud, legger han til.
Dermed er det desto viktigere at kommuner og fylkeskommuner forstår verdien av effektivisering med ny teknologi, slik at de selv får satt i gang anbudsprosessene.
Les også: Gjør lønnsmedarbeideren til en lønnscontroller
Godt utgangspunkt for digitalisering av lønn
– Alt ligger egentlig perfekt til rette for automatisering og standardisering i kommune-Norge, ikke minst når det kommer til lønnskjøring. For eksempel får alle offentlig ansatte lønningsposen sin den 12. hver måned, og rapporteringen foregår på samme måte for alle, forklarer Larsen.
Data fra SSB i 2022 gir en oversikt over forventninger knyttet til digital endring i offentlig sektor hos representanter fra statlige virksomheter, fylkeskommuner og kommuner. Hele 100 prosent av fylkeskommunene, og mellom 81 og 90 prosent av kommunene forventer at digital utvikling vil øke kvaliteten på tjenester, forenkle arbeidsrutiner og forkorte saksgang og svartid. Rekken av de forventede gevinstene er lang, og tallene tyder ikke på at det er her skoen egentlig trykker.
Smidig integrering på tvers av systemer
SSBs liste over hva som hindrer digital utvikling toppes derimot av faktorer som relaterer til praktisk implementering og gjennomføring.
Blant annet trekker nesten halvparten av respondentene fra kommunene og fylkeskommunene frem mangel på felles offentlige løsninger, infrastruktur og standarder for datautveksling som store hindringer i utvikling av ny teknologi. Vanskeligheter med å integrere nye løsninger med eksisterende IT- og fagsystemer i bedriften står også høyt på listen.
Her kan SD Worx bryte ned mange reelle og tenkte siloprosesser, forklarer Larsen.
– Lønnsmodulen kan raskt eksportere og importere data fra ulike systemer, og integreres smidig med økonomisystemer, myndigheter, skatt, bank, NAV og Altinn. Standardiserte og automatiske prosesser oppdateres mot gjeldende lovverk og forskrifter. Andre funksjoner som HR kan også integreres for å få en sømløs flyt mellom ansattdata.
– Lønnsmodulen kan raskt eksportere og importere data fra ulike systemer, og integreres smidig med økonomisystemer, myndigheter, skatt, bank, NAV og Altinn. Standardiserte og automatiske prosesser oppdateres mot gjeldende lovverk og forskrifter. Andre funksjoner som HR kan også integreres for å få en sømløs flyt mellom ansattdata.
På den måten sikrer man at de enorme mengdene med sensitive data som skal behandles og rapporteres på tvers av offentlig sektor håndteres på riktig måte. Bonusen er mindre risiko for menneskelige feil.
Les også: En gylden mulighet for dem som tør
Må skape endringsvilje hos brukerne
Det er lett å rette fokuset kun mot de sentrale beslutningstakerne i en digitalisering av infrastruktur. Men det er ikke alltid her proppen som stopper en smidig endringsprosess sitter.
– Budskapet om automatisering og effektivisering kan virke skremmende for de ansatte som blir direkte berørt. Dette fører til endrede oppgaver og behov for ny kompetanse. Vi sier at man endrer rolle fra lønnsmedarbeider til lønnscontroller, forklarer Larsen.
I SSBs undersøkelse sier hele 50 prosent i kommunene og 30 prosent i fylkeskommunene at de anser manglende kompetanse i virksomheten som et stort hinder.
SD Worx sine moduler kan skilte med svært enkle brukergrensesnitt, men det forutsetter at systemene faktisk brukes. Da er lederne nødt til å få med de ansatte på laget fra start. Det finnes nok av data som viser at tilstrekkelig tid og gode opplæringsressurser gir høyere motivasjon, nysgjerrighet, tro på egen kompetanse og endringsvilje hos de ansatte. Blant annet viser en undersøkelse av EY og Oxford University at effektiviseringsprosesser som setter menneskenes behov og følelser i sentrum har 2,6 ganger større sannsynlighet for å lykkes.
– Kunnskapen skal bevares, men benyttes på en mer konstruktiv måte. Vi trenger fortsatt lønnskompetanse, og ansatte skal få frigjort tid til mer spennende, strategiske og relasjonsbyggende oppgaver, avslutter Larsen.
