Hva betyr outsourcing av lønn og er det lurt for din bedrift?

Fordeler og ulemper 

Er du usikker på om bedriften din bør outsource lønn eller beholde lønnsfunksjonene internt? Her er en oversikt over de viktigste grunnene til at kundene våre har valgt outsourcing av lønn – hvilke fordeler og ulemper det kan gi deg, og hva som faktisk skjer når du lar noen andre ta seg av lønnskjøringen. 

Når du outsourcer lønnsfunksjonene, betyr det at du lar en profesjonell leverandør ta seg av innlesing av lønnsdata, beregninger, trekk, rapporteringer og alt annet som har med lønn å gjøre. Nøyaktig hva som er inkludert i en outsourcingavtale, kan variere fra leverandør til leverandør – men poenget er at du skal slippe å tenke på lønn internt og heller bruke tid og ressurser på andre ting.

Gratis Guide: 6 tips for en vellykket lønnsoutsourcing

Hvorfor velger bedrifter å outsource lønnskjøringen?

Det er ulike grunner til at bedrifter velger å outsource lønn. Hvilke gevinster det kan gi, avhenger både av hvordan bedriftens lønnsprosesser ser ut i dag og hvilke mål dere har for de neste fem eller ti årene.

Undersøkelser Handelshøyskolen BI har utført, viser at de vanligste driverne for å velge outsourcing av lønn, dreier seg vel så mye om kvalitet som om økonomi. De fant nemlig at de mest brukte argumentene var de første 2 punktene som vi kommer til snart. Dette er behov vi gjenkjenner hos våre egne kunder. I tillegg er det spesielt tre andre faktorer som utpeker seg når det gjelder nettopp outsourcing av lønn:

1.) Få tilgang til ressurser og kompetanse

Selv store bedrifter med så mange som 1000 ansatte har ofte ikke mer enn én eller to personer med kompetanse på lønn. Dersom en blir syk eller slutter, er det mye verdifull kompetanse som blir borte. Det er ofte også vanskelig å holde seg oppdatert på alle nye regler som skjer i tillegg til å ha ansvar for lønnsproduksjon.

2.) Kunne konsentrere seg fullt om egen kjernekompetanse

Lønn er noe som bare skal funke, og det krever en del ekspertise for å lede en lønnsavdeling. Derfor er det mange som setter bort administrasjonsoppgaver som f.eks. lønn til de som har dette som ekspertiseområde, slik at de selv kan konsentrere seg om sin egen kjernekompetanse.

3.) En mulighet til å gjøre bedriften mindre sårbar

Selv store bedrifter med så mange som 1000 ansatte har ofte ikke mer enn én eller to personer med kompetanse på lønn. Kompetansen deres er samtidig helt nødvendig for at hjulene skal gå rundt. Det gjør at lønnsmedarbeidere sjelden kan ta lange ferier – og ved lengre sykefravær risikerer de ansatte i verste fall å ikke få utbetalt lønnen sin i tide. Flere har i tillegg lønnsmedarbeidere som nærmer seg pensjonsalder, og fordi færre tar denne utdannelsen nå enn før, vil enkelte bedrifter kunne få utfordringer med å rekruttere nye ressurser raskt nok. Mange som outsourcer lønn, gjør det nettopp for å unngå risikoen for å plutselig miste denne kompetansen internt. 

Gratis Guide: 6 tips for en vellykket lønnsoutsourcing

4.) Lavere arbeidspress og redusert risiko

For ansatte i en lønnsavdeling kan kompliserte regelverk og ordninger, i tillegg til håndtering av permisjons- og sykepengerefusjoner gjennom NAV, ofte utgjøre mye ekstraarbeid. Dette er gjerne tidkrevende, og dersom det kommer i veien for at de ansatte skal få utbetalt lønnen sin, kan det fort bli nedprioritert. Bedriften risikerer dermed å tape penger fordi dere ikke får tilbake penger dere i utgangspunktet har krav på fra NAV. Mange velger å outsource lønn for å få tilgang til et stort fagmiljø som har disse oppgavene som sin kjernekompetanse.

5.) Det lønner seg for bedriften å outsource lønn

For mange vil det på papiret se billigere ut å ansette egne lønnsmedarbeidere. Men når du betaler en ekstern leverandør, betaler du ikke for ting som ferie, pauser, sykdom, pensjon og permisjoner. Selv om timesatsen kanskje er høyere enn det du ville betalt en intern lønnsmedarbeider, blir du kun fakturert for reelle effektive arbeidstimer. Det endelige regnestykket kan derfor bli rimeligere enn først antatt for mange.

Lønner det seg alltid å outsource lønn?

Det er ikke nødvendigvis sånn at outsourcing av lønn egner seg for alle; mange utfordringer kan også løses ved å ha et moderne lønnssystem internt. Et viktig spørsmål du bør stille deg, er om du kommer til å fortsette med en egen lønnsavdeling også i fremtiden. Er svaret ja, kan det være mer lønnsomt å modernisere dine nåværende prosesser.

Med et moderne lønnssystem vil du også kunne samarbeide med leverandøren om å finne gode og effektive løsninger som kan forenkle lønnsprosessene internt – både gjennom apper og smarte systemer for timeregistrering og reiseregninger.

Andre ulemper med outsourcing av lønn kan være at du mister den fysiske nærheten til lønnsmedarbeiderne og kompetansen deres, og at du i mindre grad får inkorporert avdelingen i den interne bedriftskulturen. Vurder derfor om dette er noe som er verdifullt for deg.

Les også: Når bør du IKKE outsource lønn

6 ting du bør du tenke på hvis du skal outsource lønn

1. Sørg for at ledelsen støtter avgjørelsen, og at dere har vurdert alle fordeler og ulemper.
    
2. Definer på forhånd hvem som skal være ansvarlige kontaktpersoner internt.
    
3. Hent inn relevante referanser og sørg for at du finner den rette leverandøren for deg.
    
4. Sørg for at dere er enige om hva avtalen skal inneholde. Ta gjerne utgangspunkt i leverandørens standardbeskrivelser av egne tjenester for å få en oversikt.
    
5. Sørg for at begge parter setter av nok ressurser og kompetanse i startfasen, slik at både medarbeidere og ledere føler tillit til de nye rutinene fra dag én.
    
6. Bli enige om en samarbeidsmodell og hvordan dere skal videreutvikle tjenesten. Det bedrer oddsen for et lønnsomt prosjekt.

Gratis Guide: 6 tips for en vellykket lønnsoutsourcing

Hvordan foregår overgangen fra intern lønnskjøring til outsourcing av lønn?

Dersom valget skulle falle på outsourcing av lønn, vil leverandøren først kartlegge hvordan dere jobber i dag: interne ordninger, ulike lønns- og kontraktstyper, hvordan dere registrer timer, osv.

I SD Worx har vi workshops med kunden før oppstart, der vi også ser etter hva vi kan forbedre og hvilke prosesser som kan optimaliseres. Dette gjelder særlig timeføring og overføring, håndtering av reiseregninger og andre typer effektiv samhandling.

Leverandøren går også gjennom typiske feil og problemer som kan oppstå underveis i lønnskjøringen. For å sikre at alle småfeil er luket ut, kjøres lønnen som regel parallelt med bedriften en periode, der det dobbeltsjekkes at alle resultater stemmer overens.

Derfra og ut trenger du kun å konsentrere deg om kjernekompetansen din.